人事档案工作制度（汇总18篇）

干部人事档案里主要有：履历表、学历档案、奖惩情况、年度考核表、考察材料、职务任免表、工资变动情况表、参加培训登记表、出国境审批表等，公务员的话还有公务员登记表或者组织人事部门审批过的录用审批表，党团员的话还有党团材料，军转干部的话还有转业审批表等。以下是小编整理的干部人事档案管理工作制度。

(一)干部人事档案材料收集制度

5.对不属于归档的材料要及时退回材料形成部门。

(二)干部人事档案材料鉴别、归档制度

1.严格把好干部人事档案材料“入口关”，对收集的档案材料要认真鉴别，严格审核;

2.归档材料必须是办理完毕的正式材料;

6.凡属于应归入干部档案的材料，应按照中组部《干部档案整理工作细则》进行整理立卷，零星档案材料每两年装订入卷一次。

(三)干部人事档案查(借)阅制度

2.任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案;

4.查阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄露或擅自向外散布档案内容;

5.查阅人员未经许可，不得擅自摘录或复制档案内容;

7.档案一般不外借，特殊情况须借用时，要说明理由，经档案馆领导批准，严格履行借阅手续，方可借出，借阅档案一般不超过15天，并不准擅自复制、抄录及转借他人;不准携带档案材料进入公共场所参观、游览、探亲访友。

(四)干部人事档案转递制度

1.转递干部人事档案必须做到及时、准确、安全;

4.转递档案必须按统一规定的《干部档案转递通知单》的项目详细登记，严密包封;

5.干部档案应通过机要交通转递或派专人送取，严禁邮寄或交本人自带;

6.转出的档案逾期一个月未收到回执的，应发函或打电话询问，以防丢失;

7.收到转递来的档案，经检查核对无误后，应在回执上签名盖章退回发档单位。

(五)干部人事档案检查核对统计制度

2.提供利用后的干部人事档案，入库前要认真检查，仔细核对，确认无误后方可入库;

4.整理好的干部人事档案入库前，还要逐卷逐份逐页进行检查核对，发现差错及时纠正。

(六)干部人事档案的保管、保密制度

2.非档案工作人员一律不得进入库房;

3.档案工作人员要严格执行查(借)阅档案审批手续，不得擅自扩大档案的利用范围，不得将档案私自带出档案室或私自借给他人：

7.坚持值班制度，下班前档案要入库，关好门窗，切断电源;

8.严禁个人私自保存任何人的档案材料;

9.档案工作人员调动时，必须严格履行交接手续;

10.对违反保密制度造成失、泄密事件的单位和个人，应视情节轻重，根据《中华人民共和国档案法》第二十四条规定给予处罚。

(七)人事档案管理人员职责

1.热爱本职工作，忠于职守，认真负责保管好教职工人事档案，为国家积累档案史料;

3.严格执行档案管理规章制度，认真办理人事档案的查(借)阅和转递;

4.及时登记教职工职务、工资变动情况;

5.为学校及有关部门提供教职工情况;

6.维护人事档案的完整与安全，做好人事档案的保密保护工作;

8.完成领导交办的其他事项。

(八)送交人事档案材料归档制度

4.任何部门与个人，不得以任何理由积压、滞留应归档的材料;

5.档案人员对未能按时送交档案材料的部门，应及时催要，发现不符合归档要求的，应及时通知补送或补办。

一、干部档案管理人员职责

干部档案管理人员具体职责如下：

1、 认真贯彻国家《档案法》、《干部档案工作条例》，建立健全干部人事档案工作规章制度，做到干部人事档案工作有法可依，违法必纠。

2、不断增强保密意识，切实加强对干部人事档案工作的管理、保护和利用。定期作好清点和统计工作。

3、要切实管理好本单位、本部门负责保管的干部人事档案，积极采取新技术，不断提高干部人事档案的科学化、规范化管理水平。

4、解决干部人事档案管理中的问题，包括人员、设施、用具等，按照“六防”要求不断改善干部人事档案管理条件。

5、要加强业务培训，不断提高政治、业务素质，增强保密意识。

6、人员调动时要做好干部档案的交接工作。

二、干部人事档案查(借)阅制度

查(借)阅干部干部档案要按照规定的审批程序并遵循以下要求：

1、必须是有利用资格的单位，隶属各单位党组(党委)、各直属单位干部人事部门。其他部门不得直接到同级和上级干部人事部门查借阅干部档案。

2、符合下列情况之一的，可以查阅干部档案。

(1)凡因干部考察、任免、调动、政治审查、组织处理、入党、出国、福利待遇、治丧等原因需要查阅本人档案的。

(2)与他人案件有密切的联系，而该干部已经去世或因病不能口述和书写，无法直接提供情况以及其他特殊原因，须查阅档案取得证明材料的。

(3)编史、修志、写人物传记等不得查阅干部档案。可直接向本人采访。如该干部已经去世或因年迈丧失记忆、因病不能口述、书写，也只可查阅其履历和自传部分。

(4)干部子女或亲属入党、入团、升学、参军、参加工作、进行政审，不得查阅档案，可由干部所在单位党组织根据规定，提供有关情况。

3、利用者必须是中共党员干部;非党领导干部因工作需要了解下属干部情况时.可提供该干部的简历、学识、德才表现和工作实绩等方面的情况，一般不直接查阅或借用干部人事档案。

4、利用干部人事档案，必须填写《查(借)阅干部档案审批表》，严格履行审批手续，公安、保卫或其它部门，因工作需要、确需了解干部人事有关情况时，应从严掌握.控制提供内容。

5、档案一般不外借。如必须借出使用时，要说明理由，经主管部门负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还(两周)，不得擅自转借。

6、任何个人不得查阅或借阅本人及其直系亲属的档案。

7、利用档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，爱护档案并注意保持档案的清洁。严禁涂改、圈划、抽取、增添、污损、撤换档案材料。不得泄露或擅自向外公布档案内容。违犯者应视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。

8、利用档案的单位或个人.不得擅自拍摄复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须经干部人事档案主管部门审查、批准后才能复制、拍摄。(涉及干部考察、鉴定、优缺点的材料不能复制)。

9、未经领导批准授权，任何人不得私自利用同级或上级干部的档案。

三、干部人事档案材料收集工作制度

干部人事档案材料收集工作，是干部人事档案工作的起点、重要的.基础工作。是一项长期的根本的任务，不做好收集工作就没有完整的干部人事档案。分单位内和单位外收集：

(一)单位内收集

2、后备干部材料;

3、干部政审材料;

4、教育(培训)材料等。集中到干部人事档案管理部门。

(二)单位外收集

是向上下级单位和部门之间档案材料的索要与转递。

1、指干部在工作中形成一些应送交其上级主管单位干部人事档案管理部门的材料。如奖励、待遇、学历、科研学术材料，要由干部档案主管部门向单位索要和各单位主动送交。

2、下级部门必须及时、完整、安全地转递，尤其是在管干部与管理档案不一致时，要做好宣传和协调工作，材料的转递也必须与档案转递一样，填写转递通知单，或开列清单，接收部门和接收人要签字或盖章。

3、材料收集是经常性的工作，要重视整理前的集中收集，对缺少的材料，逐人逐份登记追收补齐(在集中整理干部档案之前,要全面填写一次干部履历表)。整理后要随时做好补充归档工作。

四、干部人事档案材料鉴别归档制度

干部人事档案材料归档，必须鉴别准确、取舍得当、去伪存真。鉴别材料应按以下七个方面进行：

1、判断材料是否属于干部人事档案材料;

2、判断材料是否属于干部本人的人事档案材料;

3、审查每份材料是否齐全完整;

4、鉴别材料手续是否完备，是否处理完毕;

5、鉴别材料是否真实和有无涂改、伪造(有改动的材料不要归档);

6、鉴别材料的主题、观点是否鲜明准确;

7、鉴别收集的材料书写是否合乎要求。

通过以上步骤,把好干部材料的入口关。

五、干部人事档案保管保密制度

中组部、国家档案局颁布的《干部档案工作条例》明确的规定。

3、保管干部档案，应建立登记和统计制度。每半年全面检查核对一次档案，发现问题及时解决。

4、干部档案管理部门，要设置专门的档案查阅室和档案管理人员办公室。档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开，距离不能太远。

5、要不断研究和改进档案的保管方法和保护技术，逐步实现档案管理工作的科学化、现代化。

6、干部档案要严格执行安全保密规定。

六、干部人事档案检查核对制度

根据中组部的有关规定，对接收的干部人事档案材料要进行全面审核验收，这是保证干部人事档案质量的真实性，必须高度重视，要有专人认真做好这项工作。

检查验收主要包括以下几方面：

1、归档材料是否符合有关要求。

2、材料的鉴别分类是否正确。

3、有无缺少材料或张冠李戴。

4、材料分类、排列是否准确合理。

5、历史遗留的问题是否得到妥善处理。

6、近期形成的干部人事档案材料是否全部归档。

7、目录登记是否符合要求，是否编写了分类号、顺序号、页码。

8、目录与档案内容是否相符。

9、所有金属物是否彻底清除。

10、技术加工是否认真仔细，符合要求。

11、干部档案材料的文字内容方向是否一致。

12、装订是否四面整齐，有无掉页未装材料。

七、送交干部人事档案材料归档工作制度

干部人事档案材料经过收集、鉴别后，应及时归档。

1、形成材料部门在材料形成一个月内应主动将材料送交主管部门归档。

2、归档的材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实，文字清楚，对象明确，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期。

3、归档的材料，凡规定由组织人事部门审查盖章的，须有组织盖章，规定要同本人见面的材料(如审查结论、复查结论、处分决定或意见，组织鉴定等)，一般应有本人的签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。

4、干部人事档案的载体一般应使用16开规格的办公用纸，材料左边留出2-2.5厘米装订线，文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。

八.干部档案转递工作制度

干部在调动或职务变动后应及时将档案转给新的主管单位。转递干部档案应遵守下列规定：

l、干部档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交干部本人自带;对条条管理单位来说一般采用专人送达。

2、县级(或相当于县级)以上各级组织、人事部门，方可机要转递干部档案;

4、转递档案必须按统一规定的《干部档案转递通知单》的项目详细登记，严密包封;

6、对“无头档案”应认真查转。对确属查不到干部下落的档案材料可移交干部原籍档案馆保存。

２．人事档案管理部门，设立专用档案库房（室），配置铁质档案柜，妥善保管人事档案。

３．人事档案库房（室）必须备有防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施。配有专人管理，管理人员工作变动时，必须办理好交接手续。安全措施应经常检查，保持库房的清洁和适宜的温、湿度。

４．非管理及无关人员一律不得进入档案库房（室），不得存放无关物品。

５．严禁用电话、电报索取或提供有关档案的.全面材料和涉及政治历史问题或其它重要问题的材料。

６．不得向无关人员谈论泄露有关人事档案的内容。

７．严禁个人私自保管任何人的档案材料，严禁任何人携带人事档案材料进入公共场所和娱乐场所。

８．档案材料不得擅自转移、分散、销毁和丢失。在工作中形成的各种草稿、废纸等，不得乱扔、乱抛，一律按保密纸处理或销毁。

档案保密制度在企业在事档案管理制度中占有非常重要的地位。企业制订档案保密制度的具体要求如下：

第一条 对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。

第二条 库房应备有必要的防火、防潮器材

第三条 库房、档案柜保持清洁，不存放无关特品

第四条 任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合

第五条 无关人员不得进入库房、严禁吸烟

第六条 离开时关灯关窗，锁门

一、为保证干部人事档案的安全，存放档案必须配置铁质档案柜，保管500卷以上档案的单位，必须实行专用档案库房、阅档室、档案管理人员办公室“三室公开”，有条件的争取做到“四室有别”。

二、所有管档单位，都应达到防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温“六防要求”。

三、档案库房和档案柜，由管理人员专门管理，管档人员因工作变动，应事先把工作移交好，办好交接手续后方能离开工作岗位。

四、档案库房和阅档室内，严禁吸烟和放置易燃、易爆等妨碍档案安全的物品。

五、保管的干部人员档案必须登记造册。

六、工作人员离开库房时要关灯，锁好门窗，单独使用电闸应拉下电闸。

七、干部人事档案是党的机密，无关人员未经允许不得进入库房。

八、档案工作人员，不准向无关人员谈论有关干部人事档案的内容。

九、严禁任何个人私自保存他人的档案和本人的档案。

十、不准用电话索取或提供有关干部的全面或部分情况。

十一、不准任何人携带档案及档案材料进入公共场所和娱乐场所。

十二、档案工作中形成必销毁的材料不得乱扔，一律统一销毁。

姜 韬(哈尔滨市人才开发交流中心教育分中心，黑龙江 哈尔滨 150010)

摘 要:文中从强化人事档案管理中的保密意识和职业责，探讨了加强人事档案法律法规学习提高保密意识和增强管理者的责任感。探讨了强化人事档案管理过程中的制度建设和强化人事档案管理的资金和技术支持。可以保障人事档案的管理需要，使人事档案工作为社会发展起到积极作用。

关键词:人事档案;保密意识;管理工作

保密工作是档案管理中的一项重要工作，贯穿了档案收集、整理、利用、保存的各个环节，是维护档案安全的重要手段，是档案事业持续科学发展的重要保障。人事档案管理部门保管着大量人事档案材料，涉及了公民个人资料，有很多涉密内容。一旦出现泄密，不但造成个人隐私的泄露，还影响了管理部门的公信力。因此，保密工作始终都是人事档案管理部门的重要职责。在日常管理实践过程中，发现目前有些单位、个人对人事档案的保密不重视，随意处理个人档案材料。出现了例如：转递接收档案时没有密封，收集整理材料没有专人负责，档案传递不走机要渠道，档案由个人或非单位持有、管理等不负责的情况，破坏了人事档案的完整、有效，严重影响了人事档案的安全，造成不必要的损失。针对这些情况，结合管理经验，就如何加强人事档案的保密工作、确保人事档案安全，阐述如下。

1 强化人事档案管理中的保密意识和职业责任

档案安全关键在人，管理者的保密意识和职业责任是做好人事档案保密工作的根本前提，在工作中要不断强化。档案在保管过程中，密级不是一成不变的，而是随着时间的推移和文件贯彻的情况而变化的。对涉密档案的变化调整，不仅要立足于当前的实际工作，还要着眼于长远。建立的保密期制度，建立人事档案通知单制度，对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件要下发通知单告知，及时掌握，适时变动;建立涉密档案接收标准制度，加强涉密档案的规范化管理。要按立档单位档案中的文件密级编制目录或卡片，为科学地管理、准确地掌握、有效地保密、及时地提供创造条件。

1.1 加强人事档案法律法规学习提高保密意识

通过对国家有关的法律法规(尤其是《保密法》和《档案法》的)学习，要贯彻落实《保密法》，在广泛宣传、提高认识、大力协调的基础上，树立保密观念，增强法制意识，重点解决好两个问题：一要严格执行认识档案解密的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准，做到有法必依、执法必严、违法必纠;自觉地将“人事档案无小事”的理念贯穿在日常工作之中，确保管理的人事档案安全。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导，齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限，确定哪些档案能开放利用、哪些限制在一定范围内利用、哪些还不能提供利用。并积极宣传档案保密工作的重要性，普及人事档案的保密知识，使周围人了解、重视个人档案的保密性。

1.2 确立人事档案岗位职责增强管理者责任感

人事档案管理是一项艰巨的重要工作，要提高管理者的荣誉感和责任感，使他们能全身心投入管理工作之中。过去经常把秘密和非秘密文件混合组卷、混合保管、混合提供，造成了扩散机密的漏洞。可以采取分段治理的办法。做到确保档案的绝对安全，既要保证档案实体的安全，又要保证档案内容的安全，不因为自身的疏忽造成档案破损和失密。对以前大量混订在卷内的密级文件可以原封不动，但在今后一般查档中只提供所查内容，不提供含涉密的原卷。自觉维护档案的保密，持之以恒、洁身自好，不受任何利益的诱-惑。

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2 强化人事档案管理过程中的制度建设

档案安全需要，制度建设和执行力度是做好人事档案保密工作的必要措施。《档案法》规定：档案自形成之日起满30年即可向社会开放，经济、科学、技术、文化类档案可随时向社会开放，涉及国家重大利益的档案如已形成30年仍不宜开放，则可适当延期。

2.1 保证人事档案制度建设

人事档案制度建设是必需的，有了保密制度的保证，确定专人负责管理，要建立严格的人事档案转递、收集、整理、使用、封存相关制度，确保每个工作环节都衔接有序，禁止无关人员、尤其是人事档案的本人接触档案。实现人事档案规范化管理。但是保密不是一成不变的，当保密期限届满，便失去了它的保密价值。因此，一成不变地看待档案的秘密性，无视其秘密性时效和范围，是不对的';但如缺乏保密观念，无视对涉密档案的秘密性，扩大开放利用范围，也是错误的。

2.2 严格执行人事档案制度

确立人事档案制度后，要严格执行制度，进行问责和追责制度。定期进行检查各项保密制度的执行情况，根据实际情况及时调整、完善制度，另外，部分档案是有密级的，其划分等级是根据《保密法》规定，划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。在开放档案时，应做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作，也是开放档案的重要环节。

3 强化人事档案管理的资金和技术支持

保密工作需要必要的设施和技术，资金投入和技术支持是做好人事档案保密工作的有力保证。首先，领导要注重涉密档案人员管理工作，加强制度管理，使其在日常工作中，对绝密档案的调阅、移出、销毁等严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。其次，档案管理需要必要的管理资金和技术支持，才能保证认识档案的报关质量，提高人事档案利用率，使人事档案更好地适应新时期档案工作的要求。

3.1 资金投入与硬件设施对人事档案管理的影响

资金投入可以保证保密工作所需要的硬件设施，改善人事档案管理的硬件设备，按照有关的法规要求，加大对人事档案管理条件的改善力度。设置所需的三室分开，购买有关专业设备，提升管理层次。对纸张、照片等进行防潮、防霉、防虫等。

3.2 积极利用人事档案管理的创新技术

人事档案管理新技术的出现，尤其是信息技术可以保证人事档案管理保密工作所需要的技术支持。因此在人事档案管理进入信息化时代，要加强对人事档案保密的重视，及时引进、研发经过实践通过的专业技术，确保人事档案转化为电子材料时的安全，增加档案保管保护的技术含量，通过先进的信息技术保障人事档案管理工作的高效运行。

结语

人事档案的保密工作是一项长久性工作，需要时刻警惕、处处注意。只有做好保密工作，才能更好发挥人事档案为我国经济生活、社会发展中的重要作用，促进人才的发展和提高。

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为确保人事档案安全，规范人事档案的查阅管理，根据中央、省关于档案管理工作和保密制度的有关规定，特制定如下细则：一、严格限定查阅人资格(专职人事档案管理人员除外)。1、查阅人事档案的人必须是中共-党员;2、查阅人事档案时，不能查阅本人及其亲属的人事档案;3、没有经过人事处领导批准，不允许查阅同级人员的档案。下级组织或单位的人不能查阅其上级的档案;4、外单位人事组织部门查阅人事档案必须有手续完备的介绍信;校院其它部门查阅人事档案必须有经过本部门负责人签字的书面报告;5、介绍信或报告上未列出的查阅内容，一律不提供查阅。

二、严格限定查阅档案的范围。1、由于人员的任免、调动、出国、入党、入团、政审、福利、待遇、离退休、纪律检查、组织处理、复查、鉴别、治丧等情况需要了解某个人的具体情况时，可以查阅人事档案。2、由于编史修志工作需要了解某人的社会经历和某事件中的.表现情况，而此人这一时期因为某些原因不能书写或口述的，甚至该人已经死亡的，可以查阅该人的履历、自传及有关部分。3、其他特殊情况需查阅人事档案的，必须经过主管人事工作的校院领导审批同意后方可查阅。

24、在教职工子女和直系亲属入党、入团、参军、出国、招工、提干前要进行审查以便了解其父母及亲属情况时，按照有关规定，一般由该人所在单位的有关部门提供情况，不必查阅人事档案。5、如果要了解某人的情况又可以和该人直接面谈的，一般应采访该人，不允许查阅人事档案。6、人事档案部门不负责出具证明材料，经过批准或履行一定手续后，可以摘抄或复印人事档案中的有关部分，经档案管理人员审查无损，加盖印章并注明出处。

三、严格规范查阅审批程序。欲查阅人事档案者必须填写查阅人事档案审批表，其中包括查阅档案的理由与目的，查档人员的单位、姓名、政治面貌等。上述内容均需全部填写清楚，然后由本单位(部门)主管领导签字和加盖公章，报人事处分管领导审批以后才能查阅。人事档案管理人员要认真审查查档人员的审批表及查档人员的证件，看其阅档理由是否充分，是否符合有关的规定和要求，手续是否齐全完备，然后决定是否提供查阅。四、严格阅档管理。1、查阅人员只允许在指定阅档室查阅，不允许将档案带出阅档室。2、阅档必须是两人以上同时在场，方可查阅。3、查档人员必须严守阅览制度，不允许在档案上图划、涂沫、篡改、批注，更不能拆散和抽出档案材料。

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为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机密;同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。

二、档案管理内容

1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。

2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表(证书原件)、员工培训统计表。

3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。

4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系，死亡等情形。

三、档案相关规定

1、基础管理

1.1原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

1.2员工入职前,人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。

1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登记于《入职员工人事档案登记》(见附件一)《离职员工人事档案登记》(见附件二)，并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久保存。

1.4当在职员工的基本资料有变动时(如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等)，应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。

1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。

1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。

1.7员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁(高管及核心人员保留该员工离岗8年止)。

1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。

1.9档案应分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。

2、档案的.查、借阅

2.1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，不得外借;非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》(附件三)，经过行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。

2.2任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案，下级员工不得查、借阅上级员工的人事档案。

2.3公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。

2.4所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部(除特殊情况可延长)，对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的相关规定处理。

2.5人力资源部做好查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记(附件三)。

3、查、借阅档案注意事项

3.1不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。

3.2不得擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。

3.3查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。

4、档案的销毁

4.1公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。

4.2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》(附表五)，经行政人力资源部经理批准后销毁。

4.3经批准销毁的人事档案，人力资源部须认真核对，将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案做好登记并归档，登记表永久保存。

四、制定、修订、废除与实施

本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止亦同。

人力资源部。

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学生档案：

9年制义务教育及求学期间在校档案。

人事档案：

包括：学生档案和就业后人事关系流转信息，其中学生档案一般要求从大学录取信息开始。

员工档案：

员工实际在用人档案的`情况，与人事档案不完全一样。

学生档案：

学校，一般是教务部门或学生处。再上级单位是当地教委。

人事档案：

具备人事权机构：事业单位、国有企业、集体企业

不具备人事权构：除以上企业的任何企业均不具备自己管理资格，包括合资、合作、民营、股份制、民营企业等，这类企业只能委托给当地的人才机构。

人才、职介：

原来人事局下属相关机构叫作人才交流中心，劳动局下属相关机构叫作职介中心;人才有权管理干部身份档案和工人身份档案;职介只能管理工人身份档案。这里指的人才和职介需要有专项资质，民营仅是介绍工作的那种机构无权管理。

员工档案：

在用人单位工作，单位一般会让员工填写员工信息表等，仅用于企业管-理-员工信息，与人事档案没有关系。

学生档案：

考学所必须，特别是国家统招学历，比如深造高教自考、成教一般是不调动你原来的学籍档案的。

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1、重新确立了对保洁员工作的要求，并每天对其工作情况进行监督与管理，力求最大限度改善办公环境卫生情况。

2、接手了办公用品的申购、统计、领用、盘点管理工作。同时对公司进行了年度固定资产盘点统计，并将全部固定资产贴上使用标签，让办公用品和办公设备的管理更为规范。

3、完成了公司多项行政管理制度，包括：卫生管理制度、办公管理制度、会议制度、办公室安全管理制度、办公室行为规范、办公用品管理制度等。

4、进一步完善了公司《考勤管理制度》，在原有制度的基础上，进一步明确了考勤、请假、加班、调休、外出登记管理、考勤统计与管理等工作。并将每月考勤情况，在群里做公布。

5、逐步完善员工福利方案，如员工生日福利、给员工购置小办公柜子。

6、完成了员工手册的编写、设计、定制过程，并发放给每位员工，组织大家共同学习和遵守。

7、整理了公司现在行政文件、通知、合同等资料，并归档成案，专人保管。

8、重新确立了对绿植公司的相当要求，更换了公司大部门绿植品种，改进办公环境。

9、详细记录了每月饮用水及更换水桶情况，并汇总成月报表。

10、年会工作，包括：场地的预定，参加人员的统计，节目的征集、道具的制作和购买、音乐准备、员工座位安排等工作。

1、根据各部门对人员数量和质量的要求，进行招聘工作。目前招聘到了招商专员、产品部助理、网推经理的任职人员。

2、建立、健全了人事档案管理工作，现有人员的档案资料已经基本齐全。

3、完善了员工入职、转正、劳动合同签订、社保信息的汇总工作。

4、每月对员工入职情况、离职情况、工作岗位调动情况进行统计。

5、完成了公司多项人事管理制度，包括：人事管理制度、假期管理制度、工资管理制度、奖惩管理制度、绩效管理制度等。

6、逐步开展了新员工入职培训的工作，完成了培训内容ppt的制作；人事专员已经开始练习产品知识的讲解。

7、完成了各部门、各岗位的工作职责、岗位说明书，以及各部门的岗位结构构成。完成了产品部的客户关系图、部门管理制度、工作流程等工作。

8、建立了公司绩效管理平台，确立了各部门考核的指标和标准，同时协助执行了相应的考核工作，并对考核结果进行了分析、建议和后期跟进工。

年关将近，又到了铺天盖地写总结的时候，为济世救人，笔者特将访遍名师学来的年终总结秘笈奉献出来，希望能给各位同仁以启迪。

要点一:篇幅要够长

要想做到篇幅长，除了下苦工夫狠写一通外，还有一个捷径可走——字大行稀。即把字号定位在“三号”以上，尽量拉大行间距，但不可太过，否则会给人一种“注水肉”的'感觉。

要点二:套话不可少

如开头必是“时光荏苒，2004年很快就要过去了，回首过去的一年，内心不禁感慨万千……”结尾必是“新的一年意味着新的起点新的机遇新的挑战”、“决心再接再厉，更上一层楼”或是“一定努力打开一个工作新局面”。

要点三:数据要直观

如今是数字时代，故数据是多多益善，如“业务增长率”、“顾客投诉减少率”、“接待了多少来访者”、“节约了多少开支”、“义务加班多少次”、“平均每天接电话多少个”、“平均每年有多少天在外出差”、“累计写材料多少页”等等。

要点四:用好序列号

序列号的最大好处是可以一句话拆成好几句说，还能几个字或半句当一句，在纸面上大量留白，拉长篇幅的同时，使总结显得很有条理。需要注意的是，一定要层层排序，严格按照隶属关系，不要给领导留下思路不清晰的印象。

本人自愿承诺：一、本人无违反国家有关人才流动规定的情况;二、本人无刑事犯罪、经济纠纷等问题;三、对于办理过程中和入户广州后涉及到的身份认定、编制申请、工资定级调整、职称评定、工龄计算、市内市外再次调动、社会各项保险的享受、与档案有关的相关证明的出具等，本人将自觉按照广州市的相关办理规定进行申办。若因暂不办理人事档案和同意调出函，或无法补齐相关资料而产生的一切问题和责任，均由我本人承担，与广州市人事局无关。

恳请广州市人事局给予审批为盼，以解决我的`实际困难。

承诺人签名(印模)：

___年___月___日

哪种情况下要办理档案挂靠 档案托管 详情咨询 1959661739

第一种情况，你要"下海"，要离开原来的国营单位，到外资企业、私营企业工作，或自已出来单干。但是，又想保留原有身份、组织关系和工龄等，以便将来回到正式单位去。

第二种情况，为了用人单位的需要。一是为了聘用人员统一、方便的管理;二是因为单位暂未有编制，又确需某人，而采取人事关系挂靠，人在聘用单位工作的办法;三是为了试用所需人员的需要，包括应届毕业生，因为此种方式不占编，人员的进出容易处理。

第三种是特殊情况，如：暂未有单位，而临时将关系挂靠起来;办理辞职手续的需要;办理聘、录干的需要，等等。

相关政策：

穗人法[1998]16号文第四条规定：“被辞退、辞职、解聘、下岗、解除劳动合同的原机关工作人员、企事业单位专业技术人员和管理人员;毕业后暂未落实单位或自谋职业的大中专毕业生(含“五大”毕业生)、毕业研究生;户口、粮油、人事关系在外地、借调在本市工作的专业技术人员和管理人员;因私出国、自费留学需要人事代理的人员;未安置的军队转业军官;非国有企业和境外、外地驻穗代表机构录(聘)用的专业技术人员、管理人员;其他需要人事关系委托管理的专业技术人员和管理人员，因聘请单位及主管部门不能接收其人事行政关系的，可挂靠到政府人事部门的人才交流服务中心管理。 除此之外，辞职人员可办理复职后挂靠，待业人员也可办理档案挂靠。

办理档案挂靠的程序：

(一)申请。提交以下材料(可事先电话预约)

1、单位集体挂靠与我们签订《集体人事代理合同书》，并提交拟委托代理的人员名册;

2、个人档案挂靠，填写《人事、行政关系管理手册》。

(四)履约。受托机构在以下几方面为委托单位(人)服务：

1、主动提供人事政策、法规文件等服务;

2、员工的人事档案管理，包括收集、整理、鉴别、材料归档等;

4、主动通知并组织员工进行职称认定和报考、申报评审工作;

6、受理委托代理单位的党团组织管理;

7受理员工办理证照事宜;

8、办员工招工手续有关事宜;

9、承办与人事管理相关的其他事宜。

办理档案挂靠 档案托管 详情咨询 1959661739

注：查看本文相关详情请搜索进入安徽人事资料网然后站内搜索暂不办理档案人事档案。

我公司均是西城德胜科技园区内的高薪技术企业，园区内的高薪技术企业享有人才引进、人事代理等优惠政策。公司更是重视员工的培养，只要是在公司已经转正并签订了劳动和同的员工均有机会享有这些政策。

就我公司目前人员情况来看，大部分员工的户籍都不再北京，而我国目前们共同生活在首都，是否能够解决户籍问题，能否在京办理职称以及购买经济试用房、购车、子女入学等等。要解决这些事情的第一步就是档案的转入、健全。档案将是伴随我们一生的证明文件，档案的存放非常关键。

在这里我给大家介绍一下档案的存放。档案必须存放在具有人事权的单位或人才交流中心、档案管理单位等。我公司档案统一存放在西城人才交流中心。就我公司员工如何办理档案存放介绍如下，我公司员工情况大致分为四类：

第一类有一定工作经验的'本市历届毕业生，这类员工档案调入单位时，只需把自己现在存放档案的单位准确名称告诉我公司人事部专管员，由人事部专管员为调档人员开据调档函，调档即可。

第二类有一定工作经验的外埠历届毕业，我公司大多数员工属于此类，这部分人员调档较为复杂，首先需要原档案所在单位人事或组织部门出具同意调出函。如果档案存放在原籍中介机构的，可免于同意调出函;还有婚育状况证明;原档案所在地区、县级社保部门出具的未办理养老保险证明或养老保险交至何年何月的证明。以上几类证明齐全以后，由公司出具同意办理介绍信和聘用合同。西城人才交流中心审核通过后，开具调档函，方可办理调档手续。并领取填写《跨地区流动人员人事档案管理合同书》一式3份，《北京市人才流动登记表》1份。

第三类本市应届生，一般我公司录用的本市毕业生，公司都会与其签订《毕业生就业登记表》，毕业生填写《北京市人才流动登记表》1份。持审批后的协议书到毕业院校办理毕业生就业及转档手续。在校领取到“就业报到证”、档案等，及时到西城区人事局报到，并到人才中心办理存档。

第四类外埠应届生，这类人员在我公司也属于普遍情况，该类情况也可细分为和公司签订了《毕业生就业登记表》公司同意办理户口，属于一步引进的，该类人员的档案调动办法和第三类人员类似;另一类是为同公司签订《毕业生就业登记表》，公司不协助办理北京市户口的人员，此类员工的档案必须在原户籍所在地存放到一年以上，才可以作为人才流动，档案调动的办法同第二类人员的方法类似。

以上是我根据本公司情况，向大家介绍的本公司人员档案调动和存放的具体方法，当然随着北京市人才流动的各类优惠政策出台，档案存放办理的手续也再不断的变化。我将于大家共同努力学习北京市相关人事政策争取为大家做好服务。

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一、人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成，记述和放映个人经历、思想品德、学识能力、工作业绩的，一个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录材料。

二、人事档案具有现实性、真实性、动态性、机密性的特点。

五。、人事档案部门的原则 1、 保管人事档案，为国家积累档案史料; 2、 收集、鉴定和整理人事档案材料; 3、 办理人事档案的查阅、借用和转递; 4、 登记人员职务、工作和工作变动情况; 5、 为组织、人事工作提供人才信息，为有关部门提供员工情况; 6、 做好人事档案的'安全、保密及保护工作; 7、 调查人事档案工作情况，制定规章制度，搞好人事档案的业务建设和业务指导; 8、 推广、应用人事档案现代化管理技术; 9、 定期向档案馆(室)移交死亡人员的人事档案; 10、 办理其他有关手续。

六、转递工作的要求 1、 及时 2、准确 3、安全 七、转递人事档案的方式 1、零星转递 2、成批移交 八、查阅人事档案的总原则：宽严适度，内外有别，灵活掌握，便于利用 九、查阅要求 1、 利用党委组织部门的人事档案必须是中共-党员。 2、 组织、人事、劳动部门查阅人事档案须有手续完备的信件;其他部门应持有本单位领导 签名的正式查档介绍信或《查阅人事档案审查表》。 3、 查阅人员不得查阅本人及其亲属的档案。

4、 未经领导批准，不得查阅同级人员档案，下级不得查阅上级人员档案。 5、 本单位组织、人事部门一般不得查阅本单位领导人的档案。 6、 只准查阅介绍信或审批表中提到的有关内容。 十、查阅程序和手续 1、 查阅人事档案，必须持有介绍信或审批表，由主管负责人签字并加盖公章，报人事部门 批准后方可查阅。 2、 人事档案部门接到介绍信或审批表后，应认真审核其查档理由、范围、手续等，提出处 理意见报领导批准。 3、 提供利用时，将介绍信或审批表留下，办好借阅登记手续后方可阅档。 4、 人事档案一般不外借，在特殊情况下经批准，可以短期外借，并严格办理借还手续。

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毕业生的学籍档案是指通过参加全国统一考试并被录取的大中专院校学生的档案，它以文字资料的形式记录了高考成绩、在校学习成绩、家庭状况、在校期间表现和 奖惩情况等。毕业生的人事档案由学籍档案转换而来，是指毕业生毕业后，在其学籍档案中放入该毕业生的报道证，然后由学校将档案转交毕业生就业单位的人事部 门或委托的人才交流机构。这时的学籍档案正式成为人事档案，它是通过毕业生与用人单位或委托的人才交流机构签订就业协议，然后履行相关毕业程序并取得报道 证后，才得以实现。

2， 毕业生应如何对待自己的档案?目前，毕业生中有一种比较普遍的现象对档案不了解，也不关心;甚至有的毕业几年了，可档案还在学校放着;还有的将档案放在家 里，更甚者早已不知将档案丢在何处，似乎“档案没什么用了”。其实不然，这里只作简要说明。现在，企事业单位招聘员工，国家公务员的选拔等都要审查档案， 并以其记载的相关资讯作为甄选人才的重要证据，另外，如办理社会保险、职称评定、出具各种相关证明等也都需要你的.人事档案。总之，现实生活中，人事档案仍 具有不可替代的作用，我们应给予足够的重视，以免在日后的学习生活中造成不必要的烦恼和损失。同时，强调一点，由于国家相关政策，规定毕业生毕业后暂时找 不到就业单位的，其档案可免费由学校保存两年，这正是没有搞清“学籍档案”与“人事档案”的区别。所以有些同学就误以为既然学校免费保存，就无须再到人才 交流机构托管了。学校保存的只是你的“学籍档案”，而真正发挥作用的恰是你的人事档案，如你的转正定级、职称评定等相关事宜都是由学籍档案转换成人事档案 后才能进行的。按国家政策规定，大中专毕业生毕业(以报道证人事部门签署日期为准)一年后，即可由所在单位人事部门或委托的人才交流机构批准转正定级;本 科毕业生毕业工作一年(以报道日期计)、大中专毕业生毕业工作满三年可申报初级职称，由所在单位人事部门或委托的人才交流机构负责办理。由此可见，学校保 存的学籍档案只是“存放”，起不到任何作用，在某种意义上说，也是得不偿失。

3，3、哪些机构能保管人事档案?

按国家政策规定，组织、人事部门所属的各级人才交流机构才有资格保存大中专毕业生就业后的人事档案，各种私营民营企业、乡镇企业、中外合资、独资企业都无 权管-理-员工的人事档案，一般由委托的各级人才交流机构托管。毕业生也可以以个人名义委托人才交流机构托管人事关系。另外，各级人才交流机构，如省人才、市 人才、各区人才等，它们的区别只是所属部门的不同，其它无任何区别。

4， 哪些毕业生的档案适合到人才交流机构托管?

不想回本地而想将户口落在石家庄市的毕业生，准备考研的毕业生，还无法确定能否在现单位长期干下去的毕业生，以上这些毕业生还可选择将自己的档案人事关系在人才交流机构托管。

5，毕业生在签订就业协议时应注意的事项。

除本市企业外，在与外省市企业签就业协议时，毕业生应注意以下事宜：签协议前，应对企业全面了解，包括工作环境、工资待遇、工作时间、劳动强度等，同时结 合自己实际情况和愿望进行综合考虑，待明确后再签就业协议。考虑周全为上策(按规定改派是有时间限制的)，同时这里也提醒到北京、天津、上海、广州等大城 市工作的毕业生，除单位给你上保险外，其它情况，如不能将户口迁到本市，单纯的档案调动对你无任何意义。你可将人事档案落在石家庄某人才交流机构，然后去 上述城市工作，这样可减少不必要的麻烦，甚至造成损失。

6，毕业生委托人才交流机构人事代理后都享有哪些服务?(一) 负责人事档案关系接受、调出相关手续;(二) 办理毕业生的转正定级(三) 档案工资的晋级(四) 职称晋升申报(五) 办理落户手续;(六) 出具省份证明、落户证明、购房工龄证明、计划生育证明、出国政审等;(七) 代收代缴养老保险、失业保险、代办医疗保险手续等。

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