2023年会议接待方案设计 会议接待方案(实用6篇)

为确保各项会议接待工作的顺利进行，特制定会议方案如下：

一、会议主题：

待定

二、会议时间：

20xx年x月x日至20xx年x月x日

三、会议地点：

xxx-xxx-x酒店。

四、环境布置

（一）会场外区域布置

酒店外围环境：灯杆棋画面、led屏宣传、灯箱画面、空飘。

（二）会场内主要区域布置

1、机场、火车站相关内容横幅、接机牌及鲜花。

2、下榻酒店（酒店大堂、入住房间、会议室、用餐餐厅）布置主题喷绘、水牌、导示牌、桌签、插花及横幅。

五、会议内容

第一板块 会 议

（一）会议时间：20xx年x月x日、x日、x日

（二）会议地点：待定（200人会议厅）

（三）会议内容：待定

（四）会议布置：1）课桌摆放：围桌式或者课桌式摆放

2）会议鲜花：讲台花、胸花、桌花

3）会议用品: 白纸、签字笔、茶杯、纸巾 1

4）会场氛围：水牌制作、背景喷绘画面（x日、x日）无线麦若干、背景音乐、x展架

（五）会后合影：时间：在会议结束前，告知大家不要急于离场，按 序下楼，在指定地点合影留念。

地点：凯宾斯基酒店外的阶梯上（阶梯取代椅子）

可以给领导安排座椅，座椅上有贴领导的名字，可以对号入座。

第二板块 晚 宴

（一）晚宴时间：20xx年x月x日晚（具体时间待定）

（二）晚宴地点：餐厅待定

（三）晚宴方式：围桌形式或者自助餐形式

（四）晚宴布置：室外：空飘（8个）（空飘内容： ）、悬挂彩旗、灯笼若干、大型喷绘展板（酒店外及圆形大厅内）。

室内：舞台搭建、舞台背景喷绘画面、舞台装饰、冷焰安装、灯光音响、特效。

餐桌布置：餐桌桌花、台签（晚宴安排内容介绍）

第三板块 会议接待

（一）工作内容

1、会议流程策划；

2、编撰、印刷会议接待手册；

3、机场、火车站等埠提供窗口接送机服务；

4、会议前期报名的接待、物品分发等；

6、协助酒店住宿、餐食服务等工作；

7、提供会议期间车辆的调配、服务工作；

2

8、提供机（车）票的`订购服务工作； 9、提供专业接待人员服务工作；

10、根据需要，提供其他公务活动服务工作； 11、提供物流、土特产品代购等其他服务工作； （二）、组织机构及职责 1、综合协调组 工作职责：

（4）负责落实省市、组委会领导的接机（车）安排；

（5）负责组织、牵头一切有关接待工作的参与人员沟通、协调工作；

（6）负责接待服务手册的编制工作； 2、接待服务组

工作职责：

（1）负责嘉宾的接机工作，配有专业的大唐礼宾队员手捧鲜花接机。

（2）负责对外具体联系落实与会代表的初步行程、人数、往返时间、与会具体意向；

（4）根据嘉宾的实际情况，具体提供接送机、车站安排；酒店房

（5）负责协助嘉宾入住酒店之前的登记。（在接到嘉宾后，将事先准备好的房间钥匙登记名称后，交给入住嘉宾，并送嘉宾进入房间，房间内布置鲜花、茶歇、会议流程等）

（6）负责会同综合协调组完成接待服务手册的编制工作； 3、服务保障组

工作职责：

（2）负责本组工作人员的一切后勤保障工作。

第四板块 会后考察

一、会后考察：

1、如果会议结束后，该会组委会有安排会议考察，请提前确认人数和线路。我们会将出发时间、乘车地点及线路安排发放到每位嘉宾手里。

2、如果会后考察属于自愿报名，酒店大厅将设有会后考察线路报名咨询点。（费用自理）

二、当地游览服务（20人或以上/车）（淡季报价）

1、东线一日游：兵马俑，华清池，城墙，午餐 价格：298/人；

纪念馆，枣园，杨家岭，3正1早，

延安三星级宾馆住宿 价格：958人

以上报价包含门票、车费、导游服务费及三星级酒店住宿一晚30元标准正餐三次，20元标准早餐一次。 二、其他服务：

备注：会根据客户航班到达时间进行统筹接机安排 附：会议要求调查表

一、会前准备工作

1、组织会务班子、明确工作职责。大型会议还要制定详细的会务工作方案。

2、发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。

3、印刷会议日程，编排好会议程序，制定注意事项。

4、大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。

5、大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬等。

6、会场布置、会场布置要充分体现会议气氛。

（1）悬挂会标、徽记、旗帜登。

（2）设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，拜访席签、话筒，并保证音响效果。

（3）确定会议桌摆放形式，明确划分分会场区域，并使与会者明确。

（4）保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。

（5）摆放适宜花卉。

7、后期服务工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。

8、做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。

9、进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。

二、会务组织与服务工作

1、会务人员提前1小时到达会场，反复检查会场准备情况。

2、搞好会议签到、材料分发。

3、落实主席台领导、发言人是否到齐。

4、按预订方案组织与会人员由前向后以此就座。

5、维持好会场秩序。会议开始前5分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场；开会期间关闭手机，一般不允许找人，无关人员不准进入会场。

6、做好会议纪录，写好会议简报。

7、组织照相。

8、为与会人员预订车、船、机票等。

三、会议善后工作

1、会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席签等。

2、组织送站。根据与会人员离会时间，提前安排车辆、送站人员等。

3、做好会议文件的清退、收集、归档工作。

4、做好会议报道工作。

一、会前准备工作

1、组织会务班子、明确工作职责。大型会议还要制定详细的会务工作方案。

2、发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。

3、印刷会议日程，编排好会议程序，制定注意事项。

4、大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。

5、大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬等。

6、会场布置、会场布置要充分体现会议气氛。

(1)悬挂会标、徽记、旗帜登。

(2)设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，拜访席签、话筒，并保证音响效果。

(3)确定会议桌摆放形式，明确划分分会场区域，并使与会者明确。

(4)保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。

(5)摆放适宜花卉。

7、后期服务工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。

8、做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。

9、进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。

二、会务组织与服务工作

1、会务人员提前1小时到达会场，反复检查会场准备情况。

2、搞好会议签到、材料分发。

3、落实主席台领导、发言人是否到齐。

4、按预订方案组织与会人员由前向后以此就座。

5、维持好会场秩序。会议开始前5分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场;开会期间关闭手机，一般不允许找人，无关人员不准进入会场。

6、做好会议纪录，写好会议简报。

7、组织照相。

8、为与会人员预订车、船、机票等。

三、会议善后工作

1、会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席签等。

2、组织送站。根据与会人员离会时间，提前安排车辆、送站人员等。

3、做好会议文件的清退、收集、归档工作。

4、做好会议报道工作。

(一)会议接待方案的含义

会议接待方案是指安排与会者的迎送和吃、住、行、游、乐等接待活动及具体事务的文案，属于会议专题策划方案，可以包含在会议总体方案中，也可以单独拟写，作为会议总体方案的附件。

(二)会议接待方案的基本内容

1.接待对象和接待缘由。会议的接待对象的种类众多，包括上级领导、政府官员、协办支持单位、特邀嘉宾、会议成员(正式和列席)、参展单位、客商、普通观众以及媒体记者等等，有以政府代表团名义来访的，也有联合组团参加的，还有的是以个人身份参会、参展、参观。每一种接待方案一定要写清楚具体的对象。同时还要简要说明为何接待，即接待的缘由、目的和意义。

2.接待方针。接待方针即会议接待工作的总原则和指导思想。接待方针应当根据会议目标和会议领导机构对接待工作的要求以及参加对象的具体情况确定。

3.接待规格。包括迎接、宴请、看望、陪同、送别参加对象时，主办方出面的.人员的身份，以及主办方安排的食宿标准等。

4.接待内容。包括接站、食宿安排、欢迎仪式、宴请、看望、翻译服务、文艺招待、参观游览、联欢娱乐、票务、返离送别等方面。

5.接待日程。写明各项接待活动的日程安排。

6.接待责任。写明各项接待工作的责任部门及人员的具体职责。如大型会议活动可设置报到组、观光组、票务组等工作小组，分别负责与会者的接站、报到、签到、观光旅游、返离时的票务联系等工作。

7.接待经费。写明与会者的食宿和交通的费用安排，有时也包含安排参观、游览、观看文艺演出等的支出，涉外会议活动还包括一定数量的礼品费。对外公布的接待方案一般不写这一部分的内容。

酒店会议接待方案，欢迎大家阅读酒店会议接待方案模板哦，酒店会议接待方案怎么写?下面小编整理了关于酒店会议接待方案，欢迎参考借鉴!

(一)会前工作：

1、与会议主办方洽谈。

2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。

3、邀请会议主办方实地考察会议举办场所。

4、与会议主办方确认会议接待方案。

5、与会议主办方签订会议接待合同，顺便要定金。

6、 准备会议资料。

(含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。

(二)、跟进工作：

1、机场、车站：专人、专车分批分时段按要求接站。

2、会议酒店现场：会议秘书分发会议资料，来客接待。

3、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。

4、会议秘书在会议接待(报到)处协助会务组确认和分发房间，确认vip用房及整理记录有关信息。

协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。

5、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。

6、提前确认会议代表(客户)的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。

7、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜(日程安排、房餐车导游等安排)。

8、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。

9、确认特殊客人(如伟大的领导 少数民族代表、vip、残障代表及家属等)的安排及接待工作。

10、协调会议期间的交通工具的安排。

11、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。

(三)、会后工作：

1、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。

2、会议资料、领导讲话稿、、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。

3、与会议主办者的费用结算工作。

4、欢送代表工作。

(四)、会议的筹备工作:

1、根据会议规模，确定接待规格。

设定待规格。

2、发放会议通知和会议日程。

会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称，会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。

通知后面要注意附回执，这样可以确定受邀请的人是否参加会议，准备参加会议的是否有其他要求等。

对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。

这个路线图避免了与会者问路的许多麻烦。

会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排，它是人们了解会议情况的重要依据。

它的形式既可以是文字的也可以是表格的。

它可以随会议通知一起发放。

3、会场的布置。

会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。

一般大型会议，根据会议内容，在场内悬挂横幅。

门口张贴欢迎和庆祝标语。

可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严，会议桌上可悬挂或摆放国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。

桌面上如需摆放茶杯、饮料，应擦洗干净，摆放美观、统一。

坐席的配置要和会议的风格和气氛统一，讲究礼宾次序，主要有以下几种配置方法： 圆桌型，如果是使用圆桌或椭圆形桌子。

这种布置使与会者同领导一起围桌而坐，从而消除不平等的感觉。

另外，与会者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交换意见。

座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面对面做，来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置，企业最高领导与上级领导相对而坐。

同级别的对角线相对而坐。

因为为尊者享有优先知情权。

教室型，这是采用得最多的一种形式，它适用于以传达情况、指示为目的的会议，这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见。

这种形式主席台与听众席相对而坐。

主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。

主席的座位以第一排正中间的席位为尊位。

(五)、会议的接待礼仪:

一是会前检查。

这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的补救。

比如检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。

二是提前进入接待岗位。

接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。

一般的接待工作分以下几个岗位。

方案二：国际会议礼仪接待方案

一、自身礼仪

1、仪容仪表整洁大方仪容、仪表、仪态文雅，庄重文雅

2、举止风度：

站姿：男士身体直立，抬头挺胸，两膝并严，脚跟靠紧，脚掌呈v字，双手放至裤缝处;女士抬头挺胸，双目平视，表情自然，腹部平收，手臂自然下垂，中指微贴裤缝。

坐姿：上体挺直，双目平视，表情自然，两手分别放在双膝上，只坐椅面2/3。

男士双腿分开，不超肩宽;女士双腿自然弯曲并拢，两脚平放。

走姿：男士挺起胸膛，双脚落地平稳而有力，双臂自然摆动;女士挺胸收腹，上身正直，双臂自然下垂，协调地前后摆动，脚尖指向正前方，步幅要均匀，落脚的声音不可太大。

穿短裙或旗袍时，走一条直线，穿裤装时，宜走成二条直线

蹲姿：女式右脚在前，右小腿垂直于地面，左腿在后与右腿交叉重叠，左膝由后面伸向右侧，左脚跟抬起，脚掌着地，两腿前后靠紧，合力支撑身体。

臀部向下，上身稍向前倾

3、表情：眼神自然、柔和、亲切;始终要面带微笑

4、着装男式着藏蓝色或灰色的西装套装，白色衬衫，深色袜子，黑色皮鞋，要打领带;女士穿单一色彩的西服套裙，内穿白色衬衫，脚穿肉色长筒丝袜和黑色高跟皮鞋。

6、了解各国、各宗教的禁忌

北美人忌食怪味、腥味的食物和动物内脏，忌13和星期五。

中东地区的人们普遍信奉伊斯兰教，在谈吐和举止上要注意不要触犯他们的宗教禁忌，如穆斯林不吃猪肉。

二、各活动的礼仪

1、迎送礼仪(包括乘车礼仪)

a、准确掌握抵达及离开的时间及地点，安排相应身份的人员前往迎送;b、了解正确的称呼(姓名+职务)。

并将我方迎接人员按职位高低介绍给与会客方。

c、在迎送过程中，迎候人员始终面带微笑，以表示欢迎之意;d、在为外宾送行时，临上飞机之前，按顺序同外宾一一握手告别，飞机在视野中消失方可离去;e、(陪车礼仪)请外宾从右侧车门上车，坐于后排座位右侧，接待人从左侧车门上车，译员坐在司机旁边。

代表团9人以上乘大轿车时，低位者先上车，下车顺序相反;f、迎接人员陪来宾一同前往下榻处。

通知宾馆在食宿方面对一些有宗教和民族禁忌的代表予以特殊安排。

并把准备好的有关材料，如会议日程和议程、会议其他有关文件、代表证等交给会议代表(可以放在一个会议皮包里)。

对于在会议上安排发言的代表,事先明确的通知。

并奉上欢迎晚宴的宴会邀请函。

2、会议

会场布置在会场门口，挂“欢迎”之类的横幅，并在会场附近设立路标;在会议主会场的正前方挂有中英两种文字的会议标记;将会议室布置得如同教室，是每一个与会者面向讲台一排就坐，会议主持人和本市上级领导坐在讲台一侧，在每一个与会者的座位上摆放姓名牌(中英文都有)。

一般与会人员按职位高低从前之后安排座位，各国领导按照国家首字母顺序落座主席台一侧;会场的灯光音响、桌椅、茶具、陈设、文具等都要一一落实。

会议结束，安排与会人员返回酒店后，进行会议文件的清退和归档，最后整理会议室

预备会：事先预约一间会议室，通知各代表团秘书长和联络员预备会的时间、地点。

会议室布置应与主会场大致相同，准备好会议议程、日程等资料的'复印与发放。

主题演讲：代表演讲时，要确保话筒的音效，礼貌引导演讲者上讲台发表演讲

签约：在会场里摆一张铺墨绿色的台呢的长桌，桌上放置文具文稿，并摆一张椅子。

桌后树起与会国的国旗，由主持人宣布代表团团长，按国家首字母顺序，轮流上去签名。

这是一个严肃庄重的场合，要请新闻媒介对此进行报道。

合影：事先安排好合影圈、人员位置图，准备阶梯架。

合影时，主人和客人居中，以主人右侧为上，按礼宾次序，主客双方间隔排列。

第一排通常安排主方人员站在两端

开闭幕式及交接：安排sy市领导致开幕、闭幕词，与会主宾致欢迎词，会议代表发言，有关负责人致性陈词，下届会议的主办国代表发言等。

a、熟悉中餐餐具及餐具的用法，如筷子、勺、餐巾等

b、用餐的礼节。

菜肴上席，如有公筷，则该以公筷取食，而且应由席上主宾先取用，再按顺时针方向依次取食。

取菜时，筷子不要在盘中翻动，尽量取自己面前的菜，不要站起来取食，也不要把手伸到别人面前取菜。

在进餐过程中吃到鱼刺、骨头之类的东西，可用餐巾或手掩口，用筷子取出放在碟内，尽量不要直接吐出来;不要直接在餐桌上使用牙签。

不要把筷子当叉子使用或用舌头舔筷子

斟酒、敬酒礼仪

斟酒：由每一桌的主人向客人斟，从主宾开始，顺时针方向依次为每位客人斟上，自己的酒杯最后。

当客人婉拒时，不要勉强他人

敬酒：先由每一桌主人向大家敬酒，大家应站起来，可以举杯示意，不必碰杯，再象征性喝一口。

然后可以由其他人敬酒。

敬酒者应把自己的酒喝干，但不能勉强对方。

可适当加之简短的祝福。

在主人主宾敬酒时，应停止用餐、停止交流。

工作餐(早餐会)礼仪(事先定好餐厅，再电话或口头邀请)

提前10分钟抵达用餐地点，迎接各代表团长的到来。

座位往往不分主次，可自由就餐就坐。

餐点不必过于丰盛，但要主动回避对方的饮食禁忌。

最好采取“分餐式”的就餐方式。

另外为不耽误工作，工作餐上的饮料应将烈性酒除外。

三、其他活动的礼仪

1、剪彩

a、用具准备。

长约3米的细窄红色绸带、新剪刀、白色薄纱手套、托盘、红色地毯。

b、会场准备。

剪彩仪式会场设在图书馆门口。

会表上可写“警民共建图书馆开馆典礼。

”

c、确定剪彩人员。

各国和国内各单位的较高一级长官。

按照国家首字母顺序排列站齐。

d、挑选礼仪小姐。

要求仪态文雅、大方庄重.着中式礼服——红色旗袍，穿高跟鞋，配长筒丝袜，化淡妆，并以盘起发髻的发型为佳。

e、进行必要的分工和演练。