最新人事档案管理合同书（优质17篇）

员工人事档案管理制度：

员工人事档案管理制度

第一条人事档案的内容。

员工人事档案是关于员工个人及有关方面历史情况的材料。其内容主要包括：

2.员工以往工作或学习单位对员工本人优缺点

-

进行的鉴别和评价，对其学历、专长、业务及有关能力的评定和考核材料;

3.对员工的有关历史问题进行审查、甄别与复查的人事材料;

4.记录关于员工在所工作或学习单位内加入党派组织的材料;

5.记载员工违反组织纪律或触犯国家法律而受到处分及受到各级各类表彰、奖励的人事材料。

第二条人事档案保密规定。

公司人事部对接收员工原单位转递而来的人事档案材料内容，一概不得加以删除或销毁，并且必须严格保密，不得擅自向外扩散。

第三条员工个人情况变更规定。

1.员工进入公司后，由员工本人填写《员工登记表》，其内容包括员工姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、政治面目、文化程度、婚姻状况、家庭住址、联系电话、家庭情况、个人兴趣爱好、学历、工作经历、特长及专业技能、奖惩记录等项目。

2.项目内容如有变化，员工应以书面方式及时准确地向人事部报告，以便使员工个人档案内有关记录得以相应更正，确保人事部掌握正确无误的资料。

第四条员工人事档案的使用。

员工人事档案为公司管理的决策部门提供各种人事方面的基本数据，并为人事统计分析提供资料。公司人事决策人员可以通过对有效数据的'分析，了解公司人员结构的变动情况，为制定公司人力资源发展规划提供依据。公司要认真做好员工档案材料的收集、鉴别、整理、保管和利用，充分发挥员工档案材料的作用，为公司人力资源的规范化管理奠定扎实的基础。

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中起着重要作用，它为单位提供各类人才基础信息，为劳动工资制度改革、专业技术 摘 要：人事档案及其管理工作在施工企业发展中起着重要作用，它为单位提供各类人才基础信息，为劳动工资制度改革、专业技术职称评定和职工福利及提拔任用等提供依据。所以，应重视人事档案管理，更新人事档案管理理念，实现档案管理标准化、科学化、信息化。

关键词：人事档案 标准化 科学化 信息化

随着各项制度的改革，人事制度改革也日论文联盟http://益深入。国有施工企业转型后，人事档案管理工作如何主动顺应时代发展的要求，更新人事档案管理的内容、范围，档案收集的方式、方法以及人事档案服务的对象等，是我们人事档案管理者需要面对和认真思考的问题。在此，结合自己的工作实际，简单谈谈个人对人事档案管理工作的思考，以供同行交流与探讨。

一、目前施工企业人事档案存在的问题

1、人事档案交接手续不严密，重视不够

档案人员大多不是专职，故离岗或调动工作时，移交档案、手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。甚至认为，档案交接只是一串钥匙的问题，使得人事档案交接工作前后脱节。

2、对人事档案补充、收集、更新缓慢

归档材料未能及时、准确地得到补充。另外，某些科研、职称考评、继续教育、业绩考核等方面的材料不归档，使存档的材料不能真实地反映本人现实情况，导致人事档案的不完整。

3、对档案重要性宣传不到位

对人事档案的重要性未进行广泛宣传，职工本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新;人事档案管理基本上是兼管。

4、员工对人事档案重要性认识不足

对个人档案采取忽视的态度，有些人连自己的人事档案在哪里都不清楚;还有的认为自己的档案不应在本人所属的单位，而由本人保管;有些应该归档的材料不能及时交档案管理人员存档。

二、认真学习理论

我们要做好施工企业人事档案工作，开创人事档案工作新局面，就必须解放思想，将多年的实践 经验、感性认识以及零散的理性认识系统化，不断进行分析、研究和总结，从而建立健全人事档案工作理论。由于各方面的原因，作为社会科学中的档案学，研究宏观理论较多，而对其分支人事档案及人事档案工作方面的理论探讨很少，近年来人事档案工作的理论研究已成为档案学理论研究的一个重要课题。理论是对实践的科学概括和总结，反过来服务于实践。如果没有人事档案工作理论来指导工作，人事档案管理人员就不能很好把握人事档案工作的规律和特点，就很难能动地做好人事档案工作。

三、推进管理工作的标准化

保持人事档案工作的高质量，就必须要有科学的管理方法。传统的管理方法在一定时期有它的科学性，但随着形势的发展和干部工作对人事档案管理工作要求的变化，就会显现出它的局限性。因此，为了适应人事档案现代化管理的需要，不断提高人事档案工作管理水平，必须全面应用人事档案标准化。

1、人事档案工作现代化是建立在先进技术、严密分工和广泛协作的基础上，要求人事档案管理部门内部、各业务工作环节之间，既有严密分工，又有密切协作。标准化是通过制定和贯彻各种标准，从技术上把各业务环节有机地联系起来，形成一个统一的有机整体，保证各项工作有条不紊地进行。

2、标准化是实现人事档案工作科学管理的重要基础论文联盟http://。要求在人事档案工作中建立一系列符合档案工作特点的管理制度和标准，使各项业务工作都按标准的要求来进行。

3、标准化是提高人事档案工作质量和效率，节约人力、物力的有效措施。通过制定发布和实施一系列标准，可以把人事档案工作中需要协调和一些重复性的业务统一起来，取得最佳的效益和良好的工作秩序。

四、实现收集工作的科学化

人事档案材料的收集是一项贯穿人事工作始终的长期任务，虽然抓住规律在一定范围内能较好地完成一定的任务，但是从根本上搞好材料收集工作必须建立一整套完整、科学的材料收集制度和方法。工作实践证明，档案的收集工作要向更科学、更高层次发展就必须做到科学化。

五、提高管理的'信息化

对于人事档案的检索，无论是采用“四角编码”法还是“笔形编号”法均是利用姓氏检索的方式进行，这两种方法均有一定的科学性，但用记起来费时，用起来繁锁，工作效率低。为提高效率，可考虑采取以英文字母的顺序号进行编排，便于记忆，利于查找，提高速度。同时，为提高档案管理水平，可以采用计算机管理人事档案信息，研究建立两个系统：检索系统和利用系统。同时，运行人事档案原件管理系统，使查档人员利用计算机在不接触档案的前提下查阅干部档案原件，不仅可以提高查阅档案的速度，同时也有利于人事档案的保密和安全。

六、提高对档案材料重要性的认识

加强宣传力度，提高职工对其人事档案重要性的认识，做好咨询服务工作，利用多种渠道向职工宣传有关人事档案的管理知识，使其认识到，人事档案并不是可有可无的，它对职工今后有着重要的影响;加强对人事档案的规范化管理，做到档案的收集、整理、鉴定和保管等各个环节科学规范;加强收集工作，完善档案内容，及时补充档案缺失材料，提高档案的利用价值。

总之，人事档案管理也要与时俱进，不断学习掌握现代档案管理理论与新技术的运用，开拓创新，开发新手段，加大投入，对人事档案实行动态化管理和维护，开发研制人事档案管理软件，建立数字档案和多媒体档案，并实行联网，通过现代化手段建立人才信息收集、反馈和跟踪系统。人事档案管理制度的改革、信用业绩档案的建立必将使人事档案焕发新的生机与活力，必将使社会生活中的诸多问题不攻自破、迎刃而解，必将为社会经济的发展提供强有力的保障。

参考文献：

[1]李多.市场经济下的信用档案及其管理和利用[d].安徽大学，2014.

[2]吴建美.高校人事档案管理浅议.江苏广播电视大学学报，2014，(6).

[3]王云庆，苗壮.现代档案管理学，青岛：青岛出版社，2002.220.

[4]乐利珍.浅谈事业单位档案管理的现状及对策[j].科技风，2014，(24).

[5]傅华.聚焦人事档案.中国档案，2003，(4).□。

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__________人才服务中心(以下称甲方)与委托单位__________(以下称乙方)就管理人事档案事宜共同订立合同如下：

一、 甲方受乙方委托，将其聘用的__________人事档案存入甲方。

二、 甲方管理责任

1.负责办理人事档案接收手续，保留存档人员原工作身份，人事档案调出甲方时按原工作身份介绍到新的`档案接收单位(存档人员为非北京户籍人员的，与乙方解除聘用关系后，档案不得在北京市内调转，其档案须转回原籍人才服务机构或变更新的委托单位，重新签订存档合同)。

2.保管人事档案，负责向有关组织、单位出具档案中已记载的材料。

3.负责按档案记载以及国家和北京市有关规定为乙方提供相关人事服务和管理。

4.甲方在未得到乙方的书面通知时，不得应存档个人要求改变存档合同、调转人事档案或出具有关人事证明。

5.甲方不负责其它管理及保险责任。

三、 乙方管理责任

1.应按国家有关规定为存档人员办理各项社会保险。

2.负责收集存档人员在乙方工作期间形成的档案材料，及时交甲方归档。

3.乙方对聘用的应届大中专毕业生在见习期(一年)满后应及时到甲方领取转正定级表，做出考核鉴定意见后，送交甲方办理转正定级手续。

4.存档个人到甲方办理各种手续时，乙方应为其向甲方出具介绍信。

5.乙方应按甲乙双方协议规定支付人事代理费。如发生欠费，须在甲方提供相关服务或档案要求转出时补齐费用。

6.乙方与存档个人解除聘用关系后，乙方应在一个月内，按甲方规定的书面格式通知甲方，同时出具存档人员聘用期间的工作鉴定，交回此合同并注明存档人员存档费缴纳截至时间。

四、 本合同自双方签字之日起生效。

五、 本合同一式两份，双方各执一份，具有同等效力。

甲方：_________________

(签字盖章)

乙方：_________________

(签字盖章)

_______年_____月_____日

单位立户号：___________

存档号：_______________。

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从事档案工作半年有余，有一些心得，与大家共勉。

一是工作态度要耐心耐心再耐心。干部人事档案工作枯燥、单调却极其重要，如果人事档案工作管理混乱，不但是对干部不负责、对组织不负责，也是对自己极度不负责的表现。所以档案管理者一定要摆正态度、以一种先天下之忧而忧的心态，切切实实做好档案管理工作。该收集材料时就收集材料、该归档时就归档，切不可领导催就挪一下，无人催便无动于衷。

二是政策把握要熟悉熟悉再熟悉。一定要吃透政策精神，正确把握和鉴别归档材料。对“三龄一历”认定严格依据有关政策，不可随意认定，信口开河。

三是保密工作要做细做细再做细。对查阅干部人事档案人员认真审查，切实符合身份才能准允查阅，同时监督查阅人员查档过程，非工作需要的决不允许随便翻阅，并叮嘱其做好保密工作，不可随便谈论档案内容。作为管档人员，保密工作一定要从自身做起，不可因亲戚、朋友或是同事关系，而随意泄露档案内容。首先，通过学习使我们更加认识到人事档案的重要性及作用。干部人事档案是考察和了解干部的重要依据，是维护干部合法权益的可靠凭证，对人事工作起到了规范、检查、监督作用，而且干部人事档案对研究组织工作规律提供重要资料是党和国家的.宝贵史料，了解了干部人事档案如此重要，使我们更加认识到自己干这份工作的责任感和严肃性。

其次，通过对干部人事档案管理办法、干部人事档案的审核验收保准、干部人事档案材料收集归档、干部人事档案整理工作、干部人事档案利用工作、干部人事档案转递工作、干部人事档案审核工作及有关表格及填表说明等内容的系统学习，使我在干部人事档案方面有了更系统、更全面的了解与提升，特别是老师通过多年来自己在实际工作中的经验结合理论(知识认真、仔细地给我们讲解了干部人事档案在日常工作中容易混淆、不容易界定的资料，以及职业资格与专业技术职称的区别以及对2014年干部人事档案材料与2014年以前干部人事档案材料的区别进行了详细的讲解，使我在以后的干部人事档案工作中更具有可操作性。

再次，通过一天的实际操作，使我们能理论联系实际，在实际操作过程中能随时出现问题，随时解决，更进一步提高了我们在干部人事档案工作中的接收、鉴别、整理工作。

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第一条 为进一步加强流动人员人事档案的管理，维护人事档案管理的严肃性，完善人才流动社会化服务体系，促进人才合理流动，根据中共中央组织部、人事部《流动人员人事档案管理暂行规定》(人发[1996]118号)及有关法律、法规，结合本市流动人员人事档案管理的具体情况，特制定本办法。

第二条 管理流动人员人事档案，须由组织部、市人事局根据集中统一、归口管理的原则审批，并接受同级党委组织部门、政府人事行政部门的监督和指导。

第三条 本市流动人员人事档案管理机构为市、区、县党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才服务机构(以下简称人才服务机构)。其他任何单位未经授权均不得擅自管理流动人员人事档案;严禁个人保管他人档案或本人档案。

第四条 流动人员人事档案具体是指：

(一)辞职或被辞退的机关工作人员、企事业单位的专业技术人员和管理人员的人事档案;

(二)与用人单位解除劳动合同或聘用合同的专业技术人员和管理人员的人事档案;

(三)直接分配到非国有企业工作及待业的大中专毕业生的人事档案;

(四)自费出国留学及其它因私出国人员的人事档案;

(六)外国企业常驻代表机构的中方雇员的.人事档案;

(七)受国有企事业单位委托管理的人事档案;

(八)其它流动人员的人事档案。

第五条 跨地区流动人员的人事档案管理

(一)北京地区用人单位聘用外省市人员的人事档案，原则上由其户籍所在地的人才服务机构管理，特殊情况也可由我市的人才服务机构管理。北京地区用人单位结束聘用关系时，其人事档案不能在北京地区范围内调转，由人才服务机构将其人事档案转往户籍所在地的人才服务机构。

(二)由北京地区流动到外省市人员的人事档案

1.凡持外省市县级以上政府人事行政部门所属人才服务机构出具的调函，我市人才服务机构可为其办理转档手续和人事关系转移手续。

2.本市流动人员结束在外省市聘用关系后，由我市人才服务机构向外省市崐人才服务机构出具调函，可将其人事档案关系转回北京市。

第六条 人才服务机构接管流动人员人事档案，须由流动人员或其现所在单位办理委托存档手续。人才服务机构应与流动人员或其现所在单位签订档案管理合同书，合同书须明确双方的权益、义务等内容。

第七条 人才服务机构保管流动人员人事档案期间，负责身份认定、档案工资记载、出国(出境)政审工作，经授权做好相关的职称资格考评、合同鉴证、社会保险等社会化服务工作。 转入人才服务机构管理人事档案的各类人员，有聘用单位的，由聘用单位出具有关证明后，保留原工作身份、工龄连续计算;没有聘用单位，暂时待业的人员，保留原工作身份，待业前后的工龄累计计算。存档期间参加社会养老统筹的人员，按有关规定计算缴费年限。

第八条 人才服务机构接收流动人员人事档案，使用北京市统一的“北京市人才流动商调函”(式样附后)。对所接收的流动人员人事档案，要认真审核，材料齐全无误后，办理保管手续。对转来的人事档案，材料不齐全或不清楚的，应要求原单位补齐或查清楚。各单位转移档案，必须完整齐全，不得扣留材料或分批转出。

第九条 人才服务机构使用统一格式的“北京市人才流动行政、工资介绍信”和“北京市流动人员人事档案转递通知单”(式样附后)，为存档的流动人员办理转出手续。开具的转档手续与国家机关、国有企事业单位开具的转档手续具有相同效力。机关、国有企事业单位必须凭人才服务机构开具的转档手续，方可接收流动人员人事档案。

第十条 流动人员人事档案的转递应通过机要交通或派专人送取，不得邮寄或交流动人员本人自带。对于个人携带档案的，档案管理部门应拒绝接收，对违反转递规定，造成档案丢失或发生抽取、更换档案材料的问题，要追究当事人和有关管理人员的责任。

第十一条 人才服务机构应加强与流动人员及其现所在工作单位的联系，做好流动人员档案材料的收集工作，不断充实流动人员人事档案的内容。收集的材料主要包括：

(一)履历表;

(二)大中专毕业生统一分配派遣证及见习期转正定级的考核定级材料;

(三)每年度的考核表;

(四)专业技术职称资格变更材料;

(五)婚姻状况变更材料;

(六)因公或因私出国(境)的记载材料;

(七)档案工资变更材料;

(八)奖惩材料;

(九)党、团组织建设工作中形成的有关材料;

(十)其它按规定应收入人事档案的材料。

对于收集的流动人员人事档案材料，人才服务机构要认真审核鉴别，需单位盖章和本人签字的，签字盖章后方能归入档案。

第十二条 人才服务机构应按照《干部档案整理工作细则》的有关规定认真做好流动人员人事档案材料的整理工作。防止丢失档案材料，严禁擅自泄露档案内容，擅自涂改、抽取、销毁或伪造流动人员人事档案材料。如因保管不善，造成档案材料的损坏、丢失，责任单位应负责补建损坏、丢失的档案材料，并同时出具补建档案材料的证明，经上级机关审批后归入档案。

第十三条 人才服务机构应按照有关规定，建立健全流动人员人事档案查阅、借阅工作制度、工作程序。对不符合查阅、借阅条件的，人才服务机构可根据实际情况，代为查阅后，向查阅单位介绍被查阅人的有关情况。人才服务机构不得向任何个人提供查阅、借阅本人及其直系关属的人事档案。

第十四条 人才服务机构应具备管理流动人员人事档案的物质条件，建立坚固的防火、防潮专用档案库房，配备铁质档案柜;经常检查库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等安全设施;档案库房、阅档室和管理人员办公室要三室分开;档案要有专人管理，无关人员不得进入档案库房;库房内严禁吸烟，更不能明火进入库房，要保证流动人员人事档案的绝对安全。 逐步将现代化管理手段及微机管理引入流动人员人事档案管理工作。

第十六条 市、区、县党委组织部门和政府人事行政部门，应加强对流动人员人事档案管理工作的领导，列入议事日程，及时研究管理工作中出现的问题，采取有效措施，完善有关管理制度。

第十七条 人才服务机构要注意加强流动人员人事档案管理队伍的建设，按流动人员人事档案管理数量选派党性强、作风正、忠于职守、具有一定的档案管理专业知识的共-产-党员从事流动人员人事档案管理工作，注意对他们的教育和培训，不断提高政策水平和业务能力，并要保持队伍的相对稳定。

第十八条 人才服务机构管理流动人员人事档案，应本着“服务为主、适当收费”的原则，按照规定收取服务费。

第十九条 对违反《流动人员人事档案管理暂行规定》和本管理办法有下列情形的，由市、区、县党委组织部门和政府人事行政部门进行处理：

(一)擅自管理流动人员人事档案的单位或个人;

(二)擅自涂改档案内容或伪造档案材料的;

(三)擅自向外公布、泄露档案内容的;

(四)在流动人员人事档案的收集、整理、保管、利用、转递等管理工作中，出现违反《流动人员人事档案管理暂行规定》和本管理办法的行为，造成严重后果的。对上述所列情形负有责任的单位或直接责任者，要视情节轻重，给予批评教育或党纪、政纪处分;触犯法律的要依法追究责任。

第二十条 本管理办法由北京市人事局负责解释。

第二十一条 本管理办法自下达之日起施行。

过去的管理办法与本管理办法相抵触的，以本办法为准。

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一、人事档案管理范围：专业技术干部、管理干部、工人等各类人员(包括出国不归、失踪、除名、逃亡职工和残死亡、离休、退休职工)的人事档案。

二、除人事档案管理人员外，无关人员不得进入档案库。

三、档案的管理

(1)根据气候的不同变化，经常注意档案的通风、温度、清洁、防火、防盗、防晒、防潮和防蛀。

(2)对所管理的人事档案必须逐人登记注册。

(3)每季度核对一次档案的分类、编目、序号，发现编错或放错位置需纠正;装卸档案要按登记册全面检查档案，发现漏缺档案需查找。

(4)任何人不得私自保存他人的档案材料，对私自保存他人档案材料拒不交出者，应追究其责任。

(5)要不断研究和改进档案的管理方法和技术，逐步实现档案管理的科学化。

四、人事档案是全面反应干部、工人历史和现实情况的实物材料，构成包括下列十项内容。

(1)履历表及其他简历材料等。

(2)自传材料;报告个人有关事项的材料。

(3)各种鉴定;审计工作中形成的材料;

(4)各类考核、评价材料及毕业成绩单、学历证明等。

(5)政治历史审查材料及甄别复查材料，更改或姓名认定材料等。

(6)党、团组织建设工作中形成的材料。

(7)表彰奖励材料

(8)执纪执法部门形成的涉及个人的材料。

(9)任免呈报表，确定或晋升技术职务、学位、学衔审批表，出国人员审批表，调整工资审批表，工资级别登记表，离休、退休、退职审批表等。

(10)健康检查和处理工伤事故工作中形成材料。

五、查阅和借用人事档案，应遵守下列规定：

(1)不得随意查阅人事档案，如必须查阅有关人员档案情况，需办理借阅手续由档案管理人员提供。

(2)必须查阅档案时，只限于组织、人事部门派出的中共-党员干部到档案室查阅所需情况。

(3)任何人不得查阅或借用本人及亲属的'档案。

(4)查阅档案者，必须填写对查阅问题，查阅日期等逐项进行登记。

(5)查阅档案，必须严格遵守保密制度，严禁在档案卷内涂改，圈划及撤换档案材料，不得向无关人员泄漏被查档案内容，违者应追究责任。

(6)查阅档案时，不得抄录档案内容，如特殊情况，须经人事部门负责人允许后方可抄录，抄录的材料应尽快送回档案室处理。

(7)外调人员一般不得查阅档案，如特殊情况需查阅时，必须持县级以上组织、人事部门介绍信，并有两名正式党员方能查阅。

(8)档案在特殊情况下，经批准可以借出，但借出时要及时登记，按期归还，如不按时归还，要及时催收，以免遗失。

六、转递档案应遵守下列规定：

(1)档案要通过机要交通或派专人转递，不能公开邮寄或本人自带。

(2)档案转出要及时追收回执，以防档案丢失。

(3)收到外单位的档案，要及时核 对，核对无误差后，在回执上签名盖章后退回回执。

七、凡归档的材料，均应经过认真的鉴别;属于归档的材料，必须手续完备，完整无缺把好"入口关";需经组织审查盖章和本人签字的，应盖章签字后才能归档。

九、保管档案工作人员守则如下：

(1)严格遵守保密制度，不得擅自向他人提供档案材料或泄露档案内容。

(2)严禁在档案库吸烟，保护档案安全，经常打扫和保持档案室的清洁卫生。

(3)不得擅自转移、分散和销毁档案材料。

(4)热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，努力提高业务水平和工作能力。

(5)坚持党的原则，认真贯彻执行党的政策，严格按照档案工作的各项规章制度办事。

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我国人事档案管理目前主要存在人事档案内容失真、材料不全、管理政出多门、档案利用范围狭窄等一系列问题，笔者以为要从根本上解决我国目前的人事档案管理问题就必须采取提高档案管理人员素质、完善人事档案管理制度、采用信息化管理手段、建立用人与管档相分离的人事档案管理体制等措施。

一、我国人事档案管理中存在的主要问题

(一)人事档案内容失真 真实性是人事档案的生命，而现有的档案材料中内容的真实性却不高。有的档案中材料内容前后不符，如时间方面，出生年月公历、农历填写随意，且没有说明;参加工作时间、入党、入团时间也是大致一个年月，每次填写时也往往不一致。姓名改变后不写曾用名，也不加以说明，这给材料的归档造成麻烦，尤其是一些比较常用的名字，如：建平，建红等，更是容易出现同名同姓的情况。档案中的考核鉴定材料大多只有优点，没有缺点，只有成绩，没有差错。这些问题的本质在于干部职工在填写材料时没有实事求是，只看重自身的利益，怎么有利于自己就怎么写而与自己关系不大的，则随意性较大。人事档案部门也没有进行严格的审核把关，及时地发现问题，解决问题，而是任其一错再错，致使人事档案不能如实反映本人的真实情况，给档案的利用带来困难。

(二)人事档案材料不全 一些本该有的履历表、年度考核表没有，一些本该有的学历、职称、工资材料也不全。究其原因，有两方面：一是干部职工对人事档案的认识不够。他们认为像履历表、年度考核表等类似的表格已填过不少了，自己近年来也没有太大的变化，不填也罢。有的人在填写表格时能省则省，履历表中学习简历从高中或大学开始填，家庭成员及社会主要关系都没有。还有一些如学历、培训、职称等材料，一旦落在个人手中，他们就紧紧地放在自己身边，认为这样更安全，用起来也更方便。二是分管人事的部门没有将材料及时收集归档。一些单位分管人事档案工作的人员并非专职人员，往往是身兼数职，于是有时只是将档案材料仅仅作为要保存的资料加以收集堆放，没有及时归档，导致个人档案中材料内容不全，更严重的是当有同志调离时也没将归档的材料放入其个人档案中。

(三)人事档案管理政出多门 现有的人事档案管理体制处于新旧体制转轨时期，管理模式基本上是沿袭旧体制，但又有突破旧体制的趋势。人事档案总体上是单位、部门管理，分别由党委组织部门、政府人事部门所属人才流动服务中心、劳动部门所属就业服务中心、教育部门所属毕业生就业指导中心、企事业单位的主管部门以及有人事管理权的国有企事业单位管理。人事档案的多头管理是传统“档随人走”的人事管理模式的反映，它既是束缚人才流动的障碍之一，又是影响人事档案管理质量的原因之一。近年来，随着大中专毕业生就业体制的改革和人事代理制度的'逐步推行，在大中专毕业生学籍档案的管理上，个别部门拘泥于传统管理模式和自身利益的诱因，档案管理权限还存在着一定程度的矛盾冲突。

(四)人事档案利用范围狭窄 人事档案的利用是所有人事档案工作的目的。从我国人事工作的现状来看，由于人事档案强调保密性，人事档案的利用范围小，利用频率低。按照传统的人事档案管理制度，人事档案的利用范围主要是党政机关、国有企事业单位，利用最多的主要是传统人事管理工作的范畴。但是，随着社会主义经济体制改革的深入，非公有制经济的迅速发展非公有制经济组织、外资企业、社会化中介组织等成为吸纳人才资源的重要渠道，而与此同时，随着国有企事业单位人事制度和大中专毕业生就业制度的改革，国有企事业单位人员由“单位人”变成了“社会人”，大中专毕业生要面向市场自主择业，这些变化主要是通过市场机制的作用使国有企事业单位人员、大中专毕业生流向非公有制经济组织、外资企业、社会化中介组织等，而市场化配置人才资源又加快了人才流动的频率。显然，传统人事档案的利用制度不能适应现代人力资源开发的需要。人事档案的利用应当延伸到非公有制经济组织、社会化中介组织甚至外资企业，人事档案的利用频率应当适应人才流动的频率，这是一个具有重大现实意义的问题。

二、改革我国人事档案管理的几点建议

(一)提高档案管理人员素质 人事档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为人事档案工作人员，不断提高自身的政治素质和专业素质在此时就显得尤为重要了。提高自身的政治素质，加强责任感，把人事档案工作看作一项政治工作，在平常的管理中体现它的严肃性，能坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密。在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中保持高度的责任心，减少工作中的失误和差错。有了责任心，才能不厌其烦地去收集材料，才能认真鉴别材料的真伪，才能按照要求将材料及时归档、整理成册，才能将人事档案材料当作一种资源。注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉人事档案工作的各个环节和基本要求，尤其是对材料的鉴别、分类，更是要了如指掌。努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。积极探索新的管理模式，使人事档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的人事资源。

(二)完善人事档案管理制度 人员是基础，制度是保障。人事档案的性质决定了人事档案工作是一项非常严肃的工作，必须严格按照人事档案管理工作的各项规章制度来办事，以免出现不必要的麻烦。建立健全管理制度，使档案工作有规可循，有章可依是非常必要的。遵循《收集制度》，建立人事档案材料收集网络，明确收集的范围和要求，让制度使人事档案内容充实，更全面地反映一个人的情况;遵循《鉴别归档制度》，明确鉴别的内容和归档的要求，对材料进行有效的鉴别，及时存真去假、查漏补缺;遵循《保管保密制度》，采取切实有效的措施，减少人为因素的破坏，保障人事档案的安全，延长使用的寿命;遵循《查阅制度》，明确人事档案利用的方式和方法，以保证人事档案的安全性和真实性。重质量，抓管理，人事档案工作人员要以制度来维护管理，以管理来保证质量，切切实实做好管理工作，让人事档案工作走上科学化、制度化的轨道。(三)采用信息化管理手段 信息化是当今社会发展的一大趋势，它对人事档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高人事档案工作的效率和水平，以尽快实现人事档案信息化管理。目前，国外档案管理很多已使用计算机，就是在国内，使用计算机辅助管理档案的也越来越多。实现人事档案计算机辅助管理势在必行。

(四)建立用人与管档相分离的人事档案管理体制 要改革现行“人档合一”的单位、部门所有的人事档案管理体制，按照“人档分离”和集中统一的改革思路，将政府人事部门所属人才流动机构、劳动部门所属就业服务机构、教育部门所属毕业生就业指导机构以及政府其它部门所属的相应机构承担的人事档案管理职能剥离出来，将国有企事业单位的人事档案管理权重新上收归政府所有，成立政府所属的统一的人事档案管理中心，除公务员身份的人事档案仍由党委组织部门管理外，企事业单位人员(包括改制破产的企事业单位置换身份后的人员)、大中专毕业生、非公有制单位的人员以及其他社会流动人员的人事档案统一由政府所属的人事档案管理中心管理。人事档案管理中心应设立为不以盈利为目的的公益型事业单位，在建立档案管理相应设施和提供服务的经费来源方面，从初始设置的“以档养档、适当收费”逐步过渡到由公共财政全额提供经费，从而以机构的独立性、职能的专业性、服务的无偿性为基础，逐步建立为社会公信力强的人事档案管理机构。

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各省、自治区、直辖市党委组织部、政府人事厅(人事局、劳动人事厅)、中央、国家机关各部委、各直属机构干部、人事部门： 随着人员流动政策的逐步放开，单位和个人相互选择的余地逐步扩大，流动人员的人事档案管理，已成为人事工作中亟待解决的问题之一。为进一步贯彻执行有关人事档案管理的法规、政策，妥善保管流动人员的人事档案，创造人员合理流动的社会条件，现将有关事项通知如下：

一、流动人员的人事档案管理是人事管理工作的组成部分，各级党委组织部门、政府人事部门要重视和加强这项工作，并各极创造条件，使人事档案管理适应人员合理的流动的要求。

二、流动人员人事档案的管理应按照人事管理权限，统一由党委组织部门、政府人事部门及其所属的人才流动服务中心等机构负责。其它机构不得承担流动人员人事档案的管理工作，任何人不得私自保管他人或本人档案。

三、流动人员的人事档案包括：辞职或辞退人员的档案;外商投资企业中方人员的档案;外国企业驻华代表机构中国雇员的档案;乡镇企业、民办科研机构、私人企业聘用的专业技术人员的档案;不包括分配暂未落实工作单位的大中专毕业生的档案;自费出国留学人员的档案;其他流动人员的档案。

四、流动人员的`人事档案管理，必须坚决执行国家的保密制度，遵循分级管理的原则。档案的查阅、借用和传递应遵守有关规定;档案材料的收集、鉴别、整理、归档工作必须按照规定做好;任何部门、单位不得随意涂改、撤换、销毁档案材料。

五、流动人员的人事档案需由专人管理。管理人员必须是党性强、作风正、忠于职守、且具有一定的档案管理专业知识的党员干部。

六、擅自承办流动人员人事档案管理工作的非党委组织部门、政府人事部门，应从本通知发布之日起，停止新的承接工作，并在三个月内将理保管的流动人员人事档案，按照人事管理权限，移交给党委组织部门、政府人事部门及其所属的人才流动服务中心等机构。各级党委组织部门、政府人事部门负责对移交情况进行监督检查。

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为规范医院档案管理，加强档案控制，提高档案利用率，并确保医院机密，保障医院的利益，特制定本办法。

2 范围

适用于与医院资料管理有关的部门及人员。

3 职责

3.1行政人事部负责档案室的管理。

4 具体管理办法

4.1  资料分类

4.1.1行政资料，包括各种证书资质原件、报表、行政支出费用统计、行政合同、房屋、车辆、固定资产资料、医院规章制度、通知、会议纪要和其他行政资料。

4.1.3各类管理、技术书籍、杂志、光盘等资料。

4.1.4其它资料。

4.2资料存档

4.2.1各部门相关资料应定期存档，存档文件一般为原文或原件。

4.2.2整理周期较长，使用频繁的资料，可以以1年为周期存档，但不得迟于次年第一季度末。

4.2.4按月进行统计的资料，如各种月报表、行政收支费用等应按月进行存档，存档时间最迟于次月30日。

4.2.5绝密文件及其他临时性资料应随时存档，如资质文件、对帐单、诉讼资料、固定资产附带资料、重要行政合同、书籍等，应随时存档，存档时间不迟于15天。

4.2.6各部门应自觉主动按期将资料存档，档案室应按部门建立《目录台帐》，按时催要各类资料；资料存档时，管-理-员应注意检查资料真伪是否齐全，有无相关部门负责人签字。存档时，档案室应开具《档案室移交清单》，交存档人留存。

4.3资料管理.   

4.3.1档案室内应保持干燥通风，安全、消防设施齐备，一般人员不得随意出入。档案管-理-员应定期对档案室进行整理，保持室内整洁。

4.3.2档案管-理-员应将资料分类存放，进行存档编号，做好《目录台帐》，以方便查阅。

4.3.3公司资料应分为”受控”和”非受控”两大类，管-理-员应严格“受控”文件管理。

4.3.4档案室和各部门应建立《管理台帐》，各部门在存档和借用时，应持部门《管理台帐》与档案室《管理台帐》相互签字。

4.3.5档案室每半年应持《管理台帐》对各部门资料借用、领用情况进行核对，要每季度末核对一次。

4.4资料保密   

4.4.1医院资料按密级可分为绝密、机密、秘密和一般四个等级；

a。属医院绝密资料的有：

a)。医院的资金情况

b)。医院的利润率

c)。医院的预算、决算

d。属于公司机密资料的有

a)。医疗成本

b)。外购药品进货渠道、价格

属于医院秘密资料的有   

a)。医院员工名单、家庭地址、电话

b)。未公开的人事安排

c)。医院员工的'收入

4.4.2绝密级、机密级的资料限于总经理、院长、财务部门等相关人员使用。

4.4.3秘密级的资料限于总经理、院长、行政人事部等相关人员使用。

4.4.4查阅人事档案，必须经总经理批准(总经理不在时，可由院长代批)，在档案室内查阅，不得带出室外。如确需带出，须经总经理特别批准，并查清外带页数，签字备查。严禁涂改、勾划、撤换档案材料，不得向无关人员泄漏档案内容。

4.4.5对借用的档案必须妥善保管，不得交无关人员翻阅。

4.4.6对从档案中摘抄的材料，要进行认真的校对签字，禁止往记录本上摘抄或拍摄人事档案材料。

4.4.7复制绝密、机密资料须经董事长批准，复印秘密级资料须经人力资源部总监批准，档案室掌握。

4.4.8升降密级、解除密级的工作每年进行一次，由总经理批准。

4.5资料领用发放及收回

4.5.1资料领用者应经相关主管部门负责人审批，持有关申请批复或通知到档案室领取，领用时应持部门《管理台帐》。

4.5.2生产用图和工艺文件的领用由技术部统一进行，领用时应持部门《管理台帐》，技术部在发放图纸时，也需办理借用手续，并于每季度末对图纸和工艺文件进行整理。

4.5.3资料发放时，应经相关主管部门负责人审批或通知，同时在双方《管理台帐》上做好记录。

4.5.4资料持有人在离职时、岗位调动时，管-理-员应根据《管理台帐》做好资料回收i作并进签回记录。

4.5.5资料持有人因资料严重破损应需更改时，应填写《资料作废申请》、经相关部门领导人批准后，持原资料到档案室更换。更换时，应在双方《管理台帐》上做好记录。

4.6资料的借用、复制。

4.6.1任何人不得在借用资料上乱涂画改，不准将公司资料私自外借，不得私自复制医院资料。

4.6.2各部门借用、复制资料应由各部门负责人或负责人指定专人进行，不得随意调阅，借用医院资料。

4.6.3任何人不得调阅、借用和复制非相关部门人员的人事档案、薪资记录；任何人不得调阅其本人的人事档案。

4.6.4每年年底前，档案室应全部收回外借资料，包括各类资料、图书。

4.6.5资料的作废与销毁

4.6.6档案管-理-员应定期清整所有失效或作废资料，报行政人事部批准后盖”作废”印章，单独存放。

4.6.7需要销毁的资料，应由行政人事部或档案室填写。《资料销毁申请》，经相关部门确认后报总经理批准销毁。

第一条为加强和规范员工档案管理，依据《中华人民共和国档案法》和《企业职工档案管理工作规定》及《干部档案工作条例》，制定本细则。

第二条员工的档案均由人力资源部档案管-理-员负责管理。档案管理人员不能保管本人的档案。

第三条员工失踪或死亡后满三年，其档案应移交当地劳动行政部门保存。对国家和企业有特殊贡献的英雄、模范人物死亡以后，其档案由公司档案室按规定向有关档案馆移交。

第四条人事档案管-理-员的职责

(一)、保管员工档案;

(二)、及时索要、收集、鉴别和整理员工档案材料;

(三)、办理员工档案的查阅、借阅、和转递手续;

(四)、登记员工工作、工资、奖惩情况;

(五)、为领导和有关部门提供员工的情况;

(六)、做好员工档案的安全、保密、保护工作;

(七)、定期向档案室等部门移交档案;

(八)、办理其它有关事项。

第五条人事档案的内容及分类归档

(一)、本人历年填写的个人简历、履历、登记表;

(二)、本人经历、家庭情况、社会关系、成长历史等自传材料;

(三)、本人自我鉴定，组织鉴定材料;对员工的考察、考核、评价材料;

(四)、政治历史审查及甄别复查材料;

(五)、员工参入党、团材料;

(六)、奖励(包括科技和业务)及各种先进事迹材料;

(七)、入伍、退伍、辞退职、出国等材料;

(八)、处分、取消处分的材料;

(九)、任免、工资、职称等材料;

(十)、学历和评定的技能等材料;

(十一)、其它有较大价值的可供参考的'材料。

第六条人事档案材料的分类严格按《干部档案工作条例》、《企业职工档案管理工作规定》的规定办理。

第七条人事档案的收集、保管和销毁

一、调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案，在其报到一个月内立档。对调入或新建立的档案都应造册登记。

二、对员工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的材料要及时收集、整理立卷、保持档案的完整。

三、立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档。

四、人事档案材料统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。

五、按规定需要销毁档案材料时，必须经部门负责人、分管领导批准，并编制销毁清册。

六、人事档案存放应配备档案库房、档案橱窗等设施。档案要做到防盗、防火、防蛀、防潮、防光、防尘、防污染。

七、人事档案材料应分类，整理装订成册后方能入卷存档，不得直接入卷。每年要对档案进行一次整理、校对工作。

八、档案应分类编号后存放，编号应与员工编号统一，防止重名重姓员工材料入档交叉，制检索目录，以便查找。

第八条人事档案的利用和传递

一、外单位来公司查阅档案时，必须持盖有公章的单位介绍信，经分管领导批准后，方可查阅。

二、本公司各部门因工作需要查阅员工档案时，应由部门出具证明，由人力资源部负责人批准后方可查阅。

三、公司级领导、党委办公室、人力资源部可不经审批查阅员工档案。

四、建立档案查阅登记制度，对查阅职工档案的情况做好记录。

五、档案一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应提交报告，分管领导批准，严格履行登记手续。

六、任何人不得查阅或借用本人及亲属(包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等)的档案。

七、查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。

八、员工被任免中层以上职务，应在任免职务后一个月内移交其档案。

九、员工调动、辞职，解除劳动合同或被开除、辞退等，已办理离公司手续者，应在一个月内将其档案移交新单位或户口所在地的街道办事处。

十、转递档案应通过机要通讯或派专人送取，并履行登记手续，不准邮寄或交本人自带。

“十一、对转出的档案，必须按统一规定的员工档案转递通知单”的项目登记，并密封包装，加盖公章和经办人印章。

第九条新接收档案，档案材料不全，可不予接收。接收档案后，应将基本档案资料录入计算机内。员工调出，档案材料转出时，应从计算机内注销员工基本档案情况。

第十条本细则未尽事宜按《企业职工档案管理工作规定》和《干部档案工作条例》办理。

第十一条本管理细则由公司人力资源部负责解释。

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