围绕工作中的某一方面或某一问题进行的专门性总结，总结某一方面的成绩、经验。那么我们该如何写一篇较为完美的总结呢？下面是小编带来的优秀总结范文，希望大家能够喜欢!
会议服务工作总结篇一
****江南大饭店服务会议的工作总结
南京**饭店通过20多年东西方酒店成功经验的融会创新，以敦厚的人文素养与婉约的殷殷之情，创造了盛受国际赞誉的酒店业民族品牌。
****江南大饭店作为**连锁酒店之一，在**文化的宣染之下，传承俱显细意浓情的服务品质，让来自五湖四海的宾客体验便利与温馨，尽享商务、休闲之旅。自201*年9月，****江南大饭店入驻**市行政中心，秉盛“**人”的细意浓情，为行政中心会议服务营造了细致完美服务的氛围。
201*年，是会议中心打好基础、提升服务的一年，是紧抓管理、团结奋进的一年。通过学习和演练，从规范服务向个性化服务转变。服务员在学习的同时，还认真记录一些定期会议的台型、布置要求等。
2、合理安排，服务到位。在日常工作中，会议中心各岗位服务员基本稳定，在大型会议时，会议中心根据实际情况及时合理的调整。如今年“两会”、经贸会等重大活动，利用**江南大饭店的人才优势在人员配备上给予了极大的支持，充分保证重大会议的服务接待工作。
3、仪表整洁，服务热情。员工仪容仪表不仅仅是个人形象问题，更代表**江南、代表**品牌，更代表着**的窗口形象。为此饭店又专门新做两套服装，特别是在学习了“行政中心物管人员行为规范”后，**总部又为会议中心员工每人补贴化妆费，员工的仪表仪容的自我意识又得到了提高，随处可见甜甜的微笑，为市政府人员送去一束美丽的阳光。在不断的学习和服务过程，员工提高了会议服务的热情，服务员能主动询问会议服务要求，想客人所想，让客人放心满意。
4、清洁卫生，安全第一。会议中心坚持每日、每周、每月安全卫生检查。“两会”期间，为了保证与会代表的安全，防止恶性事件的发生等，会议中心服务员都放弃了休息时间，一直守在会场，做到会场不脱人，保证了会场和会议设施设备的安全。
5、前方作战，后方支持。饭店总部不论从人员调配，工资结构，福利费用、采购物品均全方位给予行政中心员工优先倾斜政策。总部在每季度进行评优活动中会议中心服务组和礼仪组先后多次被评为先进班组，这在很大程度上对会议中心的会议服务予以肯定，并进行鼓励与支持，希望会议中心在酒店总部的支持下尽心尽职，为行政中心的各位领导提供更为优质的会场服务。
三、接受上级督导，加强横向协作
会议中心能较好的完成会议服务工作，除了自身的努力，与行政中心管理处领导和协作单位的支持、配合是分不开的。管理处综合科李玲科长，每日要对会场的工作进行检查，高标准、严要求进行现场指导，与此同时对部门不能解决的一些问题也是热心帮助，一年来帮助会议中心解决了许多疑难问题，使会议中心各项工作更加顺畅。
为了做好会议服务工作，本着加强沟通，共同进步的原则，会议中心定期与各协作单位交流，共同探讨如何做好会议保障工作。通过沟通交流衔接工作更规范了，解决问题更顺畅了。特别是在这次“两会”期间，在管理处领导的协调下，**物业帮助部门布置会场，为又好又快的做好各场次之间的转换工作起了关键的工作。
会议服务工作总结篇二
为了用心响应*的号召，在全国开展“优质护理服务示范工程”此项活动，我院也采取了相应措施，在全院范围内挑选了两个试点科室。外二科作为全院首批试点的重点科室，于20xx年5月中旬开始开展此项活动以来，全体护理人员能率先行动起来，以饱满的服务热情，投入到“优质护理服务”活动中。
1、在院领导的高度重视及用心配合下，于20xx年5月—日召开了全院动员大会，在会上领导明确表态，对此项工作将给予用心配合及大力支持，同时也将用心协调各有关部门给予配合及大力支持，各项保障到位，解除护理人员的后顾之忧，把时间还给护士，以便使护士能更好的服务于患者。
2、作为首批试点科室，主管护理的副院长及护理部总护士长能亲力亲为，在人力与财力上给予大力支持。及时学习*有关文件。护士长组织全体护士解读了基础护理的内涵、学习了*办公厅关于印发《20xx年优质护理服务示范工程活动方案》的通知、及新疆*尔自治区卫生厅文件关于转发《*关于印发《住院患者基础护理服务项目（实行）》等三个文件的通知》的通知、进一步领会其“夯实基础护理、带给满意服务”为主题的文件精神、使护理人员在思想上进一步提高了思想认识、转变了服务意识，为此项工作的实施明确了方向目标，打下了良好的基础。
3、护士长利用周晨会时间反复强调此项工作的必要性及重要性，不断加强护理人员的思想素质教育及职责心的教育，强调服务态度，对待每一位患者都要细心、耐心和温馨，在接诊时细心检查，做出正确诊断；治疗上耐心向病人解释，取得病人配合，做到微笑服务。以“病人满意”为感知标准，内抓管理求实，外抓服务创新，制订详细落实措施，认真明确各级职责，全力打造让社会满意的优秀科室。
1、科室基本状况：科室共有编制床位30张，实际开放床位39张。科室共有护理人员8人，其中大专学历3人，中专学历5人，主管护师1人，护师1人，护士6人。
2、根据科室实际状况，在护理部的活动计划及实施方案基础之上，科室制定了外二科“优质护理服务示范工程”活动计划及实施方案、公示了基础护理服务项目内涵。
3、科室改变排班模式、实行双岗排班模式，重新制定了护理人员的岗位职责，实行从入院到出院全程负责包干制、使患者在住院期间得到全方位的护理。到达了群众零投诉和零纠纷，涌现出超多好人好事。
4、护理人员能严格按照基础护理服务项目进行临床护理服务、按时完成晨晚间护理及其他各项护理工作。同时对患者实行全程陪护检查。特别是危重病人的护理，洗漱、擦身、大小便的护理等基本做到了护理措施到位，使患者满意。每一天护士长及交接班人员按时到病人床前进行交床头交接班。保证了及时巡视、详细交接、避免有遗漏、理解患者意见、不断提高护理服务质量。
5、在医疗安全及质量上，全科医务人员共同参与，每周一由护士长带领护理人员进行安全教育，全科医护人员团结一致，保证24小时开机，以备科室里有抢救危重病人或病人特多时应急之用。特别是科主任和护士长，经常在夜间睡眠和节假日星期天被叫到病房抢救病人。同时医院在经济方面也给了大力支持，大大提高了护士的工作用心性、能更好的服务于临床患者。
6、自开展优质护理服务以来，加强基础护理，意味着护理工作范围的扩大和护理人员主角的延伸，这些无疑大大增加了护士的工作量，但这些丝毫没有影响到外二科的护士们，她们还是一如既往地热忱地服务于每一位患者，除了为患者做好洗脸、洗头、翻身、拍背、抹澡、剪指甲等各项生活护理，护士还将送药到患者床头，包病人服药到胃，消除了患者服用口服药不规范的安全隐患，保证了医疗质量及护理安全。护士长还经常到患者床前，询问了解患者的病情及护理人员的服务态度、服务措施是———到位，督促护理人员认真对待每一个患者，使患者感受到家庭般的温暖。科室制作了“优质护理服务信箱”，争取患者的各种意见及推荐。
对存在的问题及时给予改正。并每个月对患者进行满意度调查，满意度均到达了100%。科室护理人员还多次受到病人的口头表扬。同时收到表扬信35封。未发生被投诉现象。
“优质护理服务示范工程”，重新诠释了护理工作内涵，充实了护理服务资料，打破了沿袭已久的护士协助医生治疗的护理模式，回归到护理模式，更加强调心理护理、生活护理等资料，将护士的工作地点由原先护士站改为病房。应对这一系列的改变，我们认为：
挑战是前所未有的，没有固定的模式去遵循，只有在工作中不断总结、不断完善，共同探索，不断实践，共求进步，全心全意为患者带给全程、全面、优质、贴心的护理服务，营造一个舒适、温馨、和谐的就医氛围。
会议服务工作总结篇三
产品性能和综合力的提高从以下几个方面做一下探讨：
一.售后初期
1.发货：当我们的产品卖出时，势必会派人员到现场进行安装服务，而这种看似简单的工作，却有着其重要性。
根据客户的需求，我们一般提前发货至工地，这时也有人员随货同往，当服务人员随货同往时，务必确认联系人和联系方式，要提前半天与客户联系，商量如何接货，以做好提前安排。以确保在这期间客户做好时间调整，因为时间对大家来说，都很宝贵，而且中途也可能出现其他的安排。所以与客户交流时，可把时间说的退后一点，比如下午能到的话，你可以说：
“不出意外，正常晚上之间可以赶到。”
“具体时间我会尽早联系你!”
“我对这里的情况不熟悉，您看能否接我一下?”
如果对方也很忙，或者对此地不熟悉，不能来接你，你也不必懊恼，你可以详细的问清楚地址。如果路程比较远，所开销的费用在安装调试结束后可向对方提起。但不与客户争执。
2.现场安装
货到工地，势必要进行安装，工期紧的话，应客户要求，夜晚也得安装。这时候要取得对方的帮助，你可以协调工地负责人，安排司机或者民工帮助，以更好更快的完成任务。当然此时也要根据自身的情况而定，如果身体不舒服，你可尽量安排他人完成。期间你可以与负责人交流，啦啦家常。让客户参与，使对方懂得如何安装，不要一声不吭的自己做事!当然你说了以后，他不安排，是另一回事。
快安装调试。到工地，我们也听客户的安排，所以你们需要货的时候，我们就立马过来服务了，你看什么时候尽早的把这个事情给安排了，也好我们也能做出更好的安排!因为现在大家都比较忙。”
二.售后中期
3.安装调试
安装结束后，要对仪器和设备进行调试。务必做到仪器正常工作，设备安装正常。期间会遇到一些问题，需要我们解决。
仪器问题
仪器调试后发现参数不稳，这个时候，要检查一下，一个还是两个?还是整体?还是路面有什么影响?如自己不能解决，要及时电话反映给领导。不要把不好的产品交给用户。即使有一点点问题，也要解决!以免留下不必要的“隐患”。
设备问题
安装设备中，我们经常会遇到安装不匹配的问题，有的时候是产品本省的缺陷，有的是我们加工过程中留下的“伏笔”。我到工地服务的时候遇到过这样的情况：标准件螺丝的牙长短不一，导致的后果就是螺丝与另一个标准件禁锢时，出现紧不上的状态。这样给客户的影响可想而知!所以在出现问题的时候，售后服务人员不但要解决问题，也要及时地反映问题，当生产管理知道这样的情况后，应该及时作出调整，找出原因，加大产品出厂前的检测!确保产品不再有类似的情况发生!
本人从事服务xxxx年初到如今，仍然出现某些加工方面的问题，那就存在生产管理上的漏洞。生产上的管理对于一个企业来说尤为重要，管理不到位，产品就会有瑕疵，产品有瑕疵，就会直接关系到用户对产品使用的评价和产品在市场上的占有率!就像评价一个人一样，每个人的水*不一样的情况下,我们看重的是一个人的品质!一个人的品质直接影响公司的形象。
4.设备使用
仪器安装结束后，会进行调试和使用，在使用前一定要尽可能的和用户交流，讲解一些施工过程可能遇到的问题，以及遇到问题怎么处理!仪器使用注意哪些?影响现场的因数有哪些?人，物，设备三者相互相承，必须做到有条不紊。
三.售后尾声
5.将设备完好无损的交给用户，让用户对产品有足够的熟悉后，让对方签字验单!留下司机的电话，必要时和司机交流一下感情!不懂得和司机多请教!至少让司机觉我们的产品是很好的，是性价比最优的，选择我们的产品，是正确的!
适当的时候，给用户打个电话，询问仪器使用情况!对出现的问题给与及时的解释和回复。自己不能做判断时，和领导商量一下，如何更好的处理问题!
会议服务工作总结篇四
会议服务工作总结一
2019年12月28日，旬阳中学70年校庆活动圆满结束。本次庆典活动，是我校乃至我县的一次高规格、大规模的活动。活动期间，我组圆满完成了筹备工作领导小组安排的各项任务。
一、具体工作内容
1、提前整理参加本次活动的领导、嘉宾、单位、校友的信息，准备座位牌。
2、12月27日下午放学，从学校搬运20张桌子和500个凳子至广场，晚上11:40将第一排的桌子摆放整齐，凌晨3:30，将500个凳子摆放整齐，按次序安排摆放领导座牌，做好来宾就座区域的划分，在每个座位上排放太极城书一本、文艺演出节目单一张、水一瓶。早晨6:40至大会开始前，安排志愿者打扫卫生，维持会场秩序，引导领导、嘉宾、校友、恭贺单位按区域就座。
本次会务接待工作由##亲自挂帅，精心组织，全面指挥。
1.及早策划，明确要求、精心准备 秘书组对会务工作进行了全面的策划和准备，分工负责，全力以赴，环环相扣，精诚协作的总体要求，统一了思想，协调了步调，所有成员都以竭诚提供服务为己任。
2.抓住重点，强化执行
会务组把行程安排做为一个重要的环节，在一开始就予以高度重视。会务组所有工作人员心往一起想、劲往一处使，团结协作，敢打敢拼。大家分工不分家，圆满完成会务组的各项任务。
三、本次会务工作值得吸取的教训如下
1、要多学会务知识，避免难看
本次会议，无一精通会务接待工作，在会场布置中，对座位牌的摆放还不懂，还应加强多学习会务知识，了解职务高低的摆放顺序，避免减少难看与不愉快。
2、工作时间长了有倦怠情绪，座谈会上供水不够及时。
会议服务工作总结二
2019年，在公司领导的正确领导下，我作为公司的会务接待主管，在积极落实公司关于会务接待的相关要求的同时，团结带领会务接待组其他同事，顺利完成了52019多人次，1400余场的会议接待任务，并在会务接待之余，不断总结会务接待工作过程中的得与失，不断探索更加完善的接待手段和形式，力求将会务接待工作做到尽善尽美，现将我2019年度的工作情况总结如下：
一、注重细节，狠抓会务接待各个环节
会务接待是一项看似简单实则复杂的工作，从会前的沟通、筹备，到不同会议不同要求的具体落实体现，都需要极大的耐心和细心，公司承接的会议多数规格较高，参会领导多，级别高，这就给我们的会前沟通、会场布置和会中的服务提出了很高的要求。作为一名接待主管，在日常的工作中，我时刻坚持用“认真，细致，严谨”这六个字要求自己，毫不放松，用我对会务接待各个环节的关注，去换取我们每一次的服务质量的保证以及参会领导的肯定。
二、注重学习，不断提升会务接待理论水平
一年来，逾千场会议接待任务的顺利完成，为我积累了宝贵的经验，同时，通过不断总结在千场会议接待过程中的不足，为我更加细致的完成今后的会务接待任务，起到了很到的提醒和促进作用。
会议服务工作总结篇五
会议服务的概念:
会议服务是指客人在饭店的客厅、会议厅、会议室等地举行某些活动或仪式时提供的服务。会议服务一般分两步进行：一是根据会议的具体内容、宾客身份、人数、会议厅的大小以及客方的习俗等因素，对会议厅进行精心布置。二是按照不同会议的要求，提供热情、周到的服务。
会议服务分为会前准备、会场布置、会场服务及会后整理。
一、会前准备
1、根据“会议通知单”了解并掌握会议情况：
了解会议名称和单位；了解会议人数；了解会期；了解用会议室次数；了解要用的会议室类型；了解会议式的形式；了解主席台的人员；了解会标内容；了解会议的特殊要求；了解会议用的花草植物的品种和数量；了解会务组的人员；了解结帐方式；了解客人的特殊服务方式。
2、知道会议名称及会议主办单位，以准备标幅（会标、横幅）。
3、确定参加会议的人数的会议时间，以便安排座椅及工作时
间。
4、了解会议室的类型、形式来布置会场。
5、确定主席台的人数、名单、身份制做名单卡。
6、了解会议的特殊要求，设施设备的布置与准备，茶水、糖果的准备。
7、了解会务组的人员，以便布置会场时与会人员的协调，会议
结束时，会议费用的签单。
8、了解客人特殊服务方式，以采取针对性的服务。
二、会场布置：
一个布置成功的会议厅应该是美观、雅致，桌椅摆放主次分明，协调对称，视听效果良好，同时还应适当点缀一些花草植物。
（一）会议室布置
1、搞好会议室的清洁卫生工作。
2、按主办单位要求悬挂会标和宣传标语。
3、按主席台人数布置主席台。
4、按会议客人人数安排好会议桌及座椅或沙发。
5、备好话筒，调试好扩音设备。
6、以盆景花草装饰主席台及会议室。
7、调好会议室内温度。
（二）摆放用具
1、据会议人数准备足量的热水器、茶杯、茶叶、毛巾碟、烟灰
缸等用具，并按规定整齐摆放，及确保茶具的卫生与完
好无损，如会议需用矿泉水等饮料，则应准备好相应的水杯或吸管。
2、会议材料及文具等应按主办单位要求事先摆好。
3、如主席台需用名卡，则应按主办单位要求制作并摆放。
4、如会议需用糖果类，应按主办单位要求的品种与数量准备并摆放。
5、搞好公共洗手间的卫生，派专人守候服务，各种卫生用品供
应补足。
(三)会场布置的基本方法:
根据客人的需要,按照营销部的指示来布置会场,会场布置的形式一般有“座谈式”和“教学式”两种。“座谈式”不设专门的主席台，但有主席位，各种座谈会，发布会、销售会和签约仪式一般都采用“座谈式”。而培训、总结会和代表大会一般都采用“教学式”。
(四)会场布置完后的检查
上述准备工作完成以后，应做一次全面而又细致的检查，如发现有错漏处应及时纠正，最好再请会务组的工作人员再检查一次，最后整理好自己的仪容仪表，恭候客人的到来。
三、会场服务
（一）迎领服务
1、客人前来，会议室服务人员应站在会议室门口迎接客
人，礼貌问候。
2、及时引领客人进入会议室，请客人入座，如果有熟客来，应带客人到指定位置。
（二）会中服务
1、客人入座后，会议室服务员上香巾，茶水时以右手示意
客人“请用”服务顺序先主宾后主人，续水的标准应站
在客人右下方，遵循“七茶八水”的原则，续水时瓶口
不要正对客人，应侧向一边拿放杯子时，要拿杯把，切
忌用手接触杯子及杯盖的里侧或将杯盖放在茶几上，正
确的手法是，用手的小指和无名指夹起杯盖,将水蒸汽滴
在杯内,用大拇指、食指、中指握信杯把，拿起杯子离开桌面，续水2/3处为宜，将杯子归位盖好，注意勿碰响。
2、适时续水，一般要求会议室服务员半小时为客人斟倒一
次茶，因情况而定。一方面是通过观察满足客人要求的被动服务；另一方面是通过巡视满足客人的主动服务。
3、更换烟缸，视客人吸烟情况，烟缸不超过三个烟头为宜，更换时用托盘装好干净烟缸，先将其重叠在脏烟缸上，同时取回托盘内，再把干净的烟缸轻轻放回原处。
4、更换毛巾时，先用托盘和夹子取走已经用过的毛巾，再
用托盘装上干净的毛巾，用夹子夹上毛巾放在原位。
5、会中休息时应及时清理会议桌上的果皮等杂物，撤换烟
缸。
6、注意观察会议室温度及音响效果，如有不当应及时通知
工程维修部门。
不同会议的服务程序，规范和应注意的问题：
1、大会服务，大会与会人员抵达的时间一般较集中，服务
人员应按分工各自门口迎候及时引座，以免大量客人拥堵会议室门口，递巾倒茶，讲台上每换一人讲话，要及时更换毛巾和茶杯，如有主席台需勤服务，随时观察会场情况，看是否有客人需要服务。
2、会见厅服务采用“蹲式”服务，半跪式标准，行至主宾
方巾线路为准。
3、保密会议的服务：所谓保密会议，一般是保密性较强，要求也比较高的人教育方针，地接待过程中，服务人员一定要有很强的保密观念，不仅要做好本职工作，而且要配合主办单位做好相应的保密工作，尽可能在会前将毛巾、开水、茶杯、烟缸、便笺、笔等会场所需物品一一配齐，让其自己选用，也可在宾客陆续入场时进行第一轮服务，会议中途让与会者自助服务，应注意的是，服务人员此时决不能一走了之，而应守候在会场出入口，为会议值好班，及时处理各项事务，散会后，及时检查会场有无遗留物品，文件不要随意翻阅。
（三）会后服务：
1、会议结束时应及时打开会议室的门，服务员应热情送客，礼貌道别。
2、会议桌的抽屉内和桌面上，观察客人是否有遗留物品，如果有遗留品应立即交还给客人；如果客人已离开，应该立即报告领班，领班再按部门遗留物品管理办法来办理。
3、将会议中的场租费、茶水费、水果费等费用汇总帐单，请会议工作人员签单。
4、向会议工作人员征求服务方面的意见和要求，以便改进
工作，并做好客史档案。
四、会后整理
1、待会议客人全部离开后，关闭空调，打开会议室门窗通风
换气。
2、检查有无尚未熄灭的烟头。
3、检查设施设备用具有无短缺或损坏，如有应开赔偿单请会议
工作人员签单。
4、将茶具、毛巾等物品分类整理，及时进行清洗、消毒。
5、清理所有垃圾，搞好会议室的清洁卫生。
6、关闭电源，关好门窗。
五、注意事项
1、如有年老体弱的客人参加会议，应提供特殊服务，并密切关
闭其身体等情况。
2、主席台讲话人如有更换，应及时调换茶具。
3、如会议内容不便让服务人员知道，服务人员应及时退出会议
室，应备足所需会议物品。
4、在会议进行中，如有电话找与会客人时，应通过会议工作人
员寻找客人，不能大声呼喊。
5、与会议工作人员随时保持联系，以便及时了解会议的客人需
要，从而做好相应的针对性服务。
会议服务工作总结篇六
目录
第一章接待工作。
第二章会务工作
三、食宿
四、交通
五、场地
六、其他
七、会务工作中一些注意事项
第一章接待工作
接待工作是展示****风貌、显示管理水平的主要工作之一，也是完成各项业务工作的重要组成部分。接待工作一般都具有较严格的计划性，但有时也会有突发和易变的特点，这就要求接待部门的工作既热情周到，耐心细致，又有条不紊，井然有序。同时，在接待工作中，应严格遵守上级单位和公司的有关规定。
一、接待工作基本要素接待工作主要应注意5w要素：what（什么事）、when（什么时间）、who（什么人）、how（怎样做）和where（什么地方）。
1、what（事由）。首先应了解客人来访的目的。这是接待工作的基础，因为随后一切工作都必须依此而进行，通常包括以下几种：商务谈判、业务往来、合作协商、调研考察、出席会议、参加典礼、礼节拜访等。
2、when（时间）。这是指客人来访的日期和时间，包括到达时间、在我单位逗留时间、离开时间、以及相关的车次航班情况等。
3、who（人员）。人员是指来宾的基本组成情况，包括人数、姓名、身份（职务、级别等）、性别、民族等，尤其应了解来访客人中最高领导的情况。同时，根据来访事由和人员情况，确定我方出面接待人员，一般应把握“对口接待、身份对等”的原则，其中关键是确定我方出面接待的最高领导。
4、how（方式）。方式则是指接待所采用的形式，这主要由接待的事由来决定。不同的事由将决定接待地点的选取和布臵。
5、where（地点）。地点主要指迎送、会谈、住宿、就餐等地点。来访的事由、人数、主宾的身份等是确定接待地点的主要因素。例如：举行大会或典礼，当级别较高的客人来访时，可在正式会场旁备一小型休息室，供双方领导在会前小憩和见面。所选用会谈场所的座位数宜略多于双方总出席的人数，达到既能融洽交流又相对宽松的效果。另外，就近原则也是要考虑的因素，使会谈、住宿、就餐的地点相对靠近或顺路，可以节约时间和精力。
二、准备接待前的准备
是做好接待工作的重要组成部分，是整个接待工作能够顺利进行的基础。准备工作包括来访信息的确认、补充；确定接待规格；制定接待计划等方面。
（一）确认来访信息。来宾信息的收集，是做好接待准备工作的基础。在接到接待任务后，首先应确认来访人员的信息，包括以下几个方面：
1、来访客人情况：包括来访人数；主要成员姓名、身份（职务、级别等）、性别、民族（在食宿等方面有无特殊要求和风俗习惯）、随行联系人及联系方式等。
2、来访计划：包括来访目的、来访时间、离开时间、来去的交4通方式及班次、是否需要订房、订票、接送等。
此外，还应告知来宾我方接待人员的姓名、联系方式等信息，便于双方的沟通和信息的及时更新。联系时要注意复述关键信息，如人名、电话号码、日期、航班班次等，请对方确认，以保准确。
（二）补充相关信息。由来宾方面提供的信息非常有限，不足以支持接待工作圆满完成。因此，接待人员要根据已知情况扩展信息。
1、来访单位的情况：包括来访单位的概况、特色和所处地区的概况等。这些信息摘录、整理、打印后分送参与接待的主要领导和工作人员。
2、重要来宾的主要经历：来宾地位尊贵，需要进行一对一的接待时。接待人员应了解嘉宾的个人信息，包括个人资料、主要经历等。这样才能在接待中做好细节工作，使彼此心情愉悦。
（三）规格定位接待工作中，规格定位是一个非常重要的环节。在掌握有关信息后，主要依据来访人员情况、时间与目的，及时向主管领导汇报，确定我方接待规格及参与人员，并制定接待计划。一般来讲，接待规格依据实际情况分为三种形式。
1、对等接待，这是最常见的接待规格，指我方出面接待的领导和客人的职务、级别大体相同而采取的一种接待形式。
2、高格接待，是指我方出面接待的领导比客人职务高而采取的一种接待形式。
3、低格接待，是指陪客比来客职务低而采取的一种接待形式。在接待工作的准备中，只有对接待规格做出正确的定位，才能确定应该邀请哪些领导出席，如何安排车辆和行程，从而完成接待计划。
（四）制定计划制定计划是接待工作的重点之一。尤其是重要来宾来访，应及时向主管领导和有关同志汇报，听取领导对接待工作的安排意见，同时召开接待工作会议，在安全保卫、交通用车、陪同人员、经费开支、活动方式、日程安排、接待规格、接待地点、汇报内容、参观路线、后勤保障、宣传报导等方面做出准确、恰当的部署，确保接待计划顺利实施。制定计划可通过填写《接待事务安排表》使计划完整和详细，其中的关键内容包括以下三方面：
1、物质准备，包括：住宿安排、用餐安排、会谈地点、参观点、接待用车和有关文字材料等。
2、参加人员，根据对方来访目的、活动需要来确定，其中的重点是落实我方出面接待的最高领导。